Trang chủ
Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn bán lẻ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó được xem là bằng chứng pháp lý cho các giao dịch mua bán, thu chi, giúp quản lý tài chính cũng như hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp, cửa hàng. Vậy hóa đơn bán lẻ là gì? Có những mẫu hóa đơn bán lẻ nào phổ biến hiện nay? Hãy cùng Thiên Thành tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.
Tìm hiểu về hóa đơn bán lẻ
Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn do người bán lập ra và cung cấp cho người mua khi thực hiện giao dịch hàng hóa hoặc dịch vụ. Khác với hóa đơn chính thức, hóa đơn bán lẻ không có giá trị pháp lý cao và không chịu sự quản lý của cơ quan thuế. Do đó, các cá nhân hoặc tổ chức có thể tự do thiết kế, in ấn mẫu hóa đơn theo nhu cầu để thuận tiện cho việc sử dụng.
Hóa đơn bán lẻ được sử dụng phổ biến tại các cửa hàng bán lẻ, shop nhỏ, hộ kinh doanh và các cơ sở kinh doanh cá thể. Vì không được Bộ Tài chính phát hành, hóa đơn bán lẻ chủ yếu chỉ phục vụ cho mục đích giao dịch trực tiếp giữa người bán và người mua tại thời điểm thanh toán.
Mặc dù không có giá trị về mặt pháp lý, nhưng hóa đơn bán lẻ rất thông dụng và dễ tiếp cận. Nhiều mẫu hóa đơn bán lẻ có sẵn có thể được tải xuống và in ngay từ các trang web cung cấp tài liệu hoặc dễ dàng mua tại các nhà sách trên toàn quốc. Người dùng cũng có thể tùy chỉnh và in theo mẫu thiết kế riêng của doanh nghiệp mình để phù hợp với yêu cầu kinh doanh.
Tại sao cần sử dụng hóa đơn bán lẻ?
Hóa đơn bán hàng đóng vai trò quan trọng trong kế toán, vì nó là chứng từ gốc cần thiết để thực hiện hạch toán. Đặc biệt, khi hàng hóa được xuất nhập khẩu đến nhiều quốc gia, hóa đơn bán hàng còn trở thành chứng từ giao dịch quốc tế quan trọng, giúp minh bạch hóa quy trình kế toán và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý thuế.
Đối với các giao dịch hàng hóa và dịch vụ quy mô nhỏ, hóa đơn bán hàng thường được sử dụng trong các cửa hàng, quán ăn, tiệm tạp hóa, nhà sách và các dịch vụ nhỏ lẻ khác. Đây là loại hóa đơn phù hợp khi không yêu cầu xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
Hóa đơn bán lẻ cũng được sử dụng trong các trường hợp khi khách hàng không cần hóa đơn GTGT để kê khai thuế, giúp đơn giản hóa quy trình giao dịch và tiết kiệm thời gian cho cả người mua và người bán.
Nội dung hóa đơn bán lẻ
Một hóa đơn bán lẻ thường bao gồm các thông tin cơ bản sau:
- Tên và địa chỉ của người bán: Ví dụ, Cửa hàng ABC, Địa chỉ: 123 Đường ABC, Quận XYZ.
- Tên và địa chỉ của người mua (nếu có yêu cầu): Trường này có thể để trống nếu không cần thiết.
- Ngày, tháng, năm lập hóa đơn: Ví dụ, ngày 14 tháng 6 năm 2024.
- Số hóa đơn: Mỗi hóa đơn cần có số thứ tự riêng để dễ dàng quản lý.
- Tên hàng hóa hoặc dịch vụ: Ghi rõ chi tiết các mặt hàng hoặc dịch vụ đã cung cấp.
- Đơn giá và số lượng: Cần ghi cụ thể giá bán theo đơn vị và số lượng của từng mặt hàng.
- Thành tiền: Bao gồm số tiền thanh toán cho từng mặt hàng và tổng số tiền cần thanh toán.
Những thông tin này giúp hóa đơn bán lẻ trở nên rõ ràng và dễ quản lý hơn trong giao dịch mua bán hàng ngày.
Quy định về mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ
Mẫu hóa đơn bán lẻ chỉ được coi là hợp lệ khi được lập đúng theo các nguyên tắc quy định. Cụ thể:
- Nội dung trên hóa đơn phải chính xác, ghi rõ tên và loại hàng hóa hoặc dịch vụ mà cửa hàng, nhà cung cấp kinh doanh.
- Không được tẩy xóa hoặc chỉnh sửa bởi có thể gây rắc rối và tạo điều kiện cho các hành vi gian lận, ảnh hưởng đến uy tín của cửa hàng.
- Chỉ sử dụng một màu mực đồng nhất, bền màu, không phai để dễ dàng bảo quản và lưu trữ.
- Lập hóa đơn đúng thời điểm bán hàng, giao dịch.
20+ Mẫu hoá đơn bán lẻ chuyên nghiệp trên Word, Excel mới nhất
Dưới đây là tổng hợp một số mẫu hóa đơn bán lẻ Word, Excel chuyên nghiệp, chuẩn theo quy định bạn có thể tham khảo:
Xem thêm:
Hướng dẫn tải và tạo profile cá nhân miễn phí
Các mẫu giấy khen đẹp file word để in ấn bằng khen trao thưởng
Cách viết hóa đơn bán lẻ chuẩn nhất
Viết hóa đơn bán lẻ phải đảm bảo đúng thông tin để tiện theo dõi, quản lý và đối chứng khi cần. Vì thế, bạn có thể tham khảo cách viết hóa đơn bán lẻ chuẩn dưới đây:
- Thông tin người mua hàng: Ghi rõ họ tên và địa chỉ của người mua.
- Hàng hóa hoặc dịch vụ: Ghi đầy đủ tên các mặt hàng hoặc dịch vụ cung cấp. Nếu không sử dụng hết các dòng trên hóa đơn, cần gạch chéo phần trống để tránh chỉnh sửa sau này.
- Đơn vị: Ghi đơn vị tính của hàng hóa, chẳng hạn như cái, chiếc, kg,….
- Số lượng: Ghi số lượng thực tế của hàng hóa bán ra.
- Đơn giá: Ghi giá bán lẻ của hàng hóa (không bao gồm thuế GTGT).
- Thành tiền: Ghi tổng số tiền phải thanh toán cho từng mặt hàng (đơn giá nhân với số lượng).
- Tổng cộng: Ghi tổng giá trị của tất cả các mặt hàng, bao gồm tổng số lượng, đơn giá và thành tiền.
- Ngày, tháng, năm: Ghi rõ thời điểm thực hiện giao dịch bán hàng cho khách lẻ.
Lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán lẻ
Khi sử dụng hóa đơn bán lẻ, cần chú ý những điểm sau:
- Hóa đơn phải hiển thị đầy đủ thông tin về đơn vị bán hàng, có thể kèm theo logo để tăng tính chuyên nghiệp.
- Thông thường, hóa đơn bán lẻ có 2 liên, trong đó người mua giữ 1 liên và người bán giữ 1 liên để phục vụ mục đích quản lý và lưu trữ.
- Ghi rõ và chính xác họ tên, địa chỉ của khách hàng để đảm bảo tính minh bạch.
- Ghi chi tiết các mặt hàng hoặc dịch vụ đã cung cấp. Nếu không sử dụng hết các dòng trên hóa đơn, cần gạch chéo phần trống để tránh chỉnh sửa.
- Ghi theo đơn vị thực tế của hàng hóa, chẳng hạn như cái, chiếc, kg, v.v.
- Ghi số lượng hàng hóa thực tế được bán.
- Ghi giá bán lẻ chính xác của hàng hóa (không bao gồm thuế VAT).
- Tính theo công thức số lượng nhân với đơn giá.
- Ghi tổng giá trị đơn hàng bằng cả số và chữ để đảm bảo rõ ràng.
- Ghi thời điểm thực hiện giao dịch bán hàng.
- Cả người mua và người bán cùng ký tên vào hóa đơn. Sau khi hoàn tất, người mua giữ lại một liên và giao cho người bán liên còn lại để lưu trữ.
Câu hỏi liên quan
Sau đây là một số câu hỏi liên quan đến hóa đơn bán lẻ bạn có thể tham khảo:
Đối tượng nào được sử dụng hóa đơn bán lẻ?
Theo khoản 1 Điều 5 của Thông tư 119/2014/TT-BTC, hóa đơn bán hàng được áp dụng cho các đối tượng sau:
- Tổ chức và cá nhân nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp: Áp dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước, xuất khẩu vào khu phi thuế quan hoặc các trường hợp được coi là xuất khẩu.
- Tổ chức và cá nhân trong khu phi thuế quan: Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ vào nội địa, hoặc khi giao dịch giữa các tổ chức và cá nhân trong khu phi thuế quan, hóa đơn phải ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.”
Hiện nay, hóa đơn bán lẻ không có giá trị pháp lý cao và không thuộc sự quản lý của cơ quan thuế, do đó các đơn vị có thể tự in theo mẫu riêng để sử dụng. Dù vậy nhưng các đối tượng được phép sử dụng hóa đơn bán lẻ vẫn được pháp luật quy định, bao gồm:
- Tổ chức không phải doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể và cá nhân không kinh doanh: Nếu có hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cần hóa đơn bán lẻ để giao cho khách hàng.
- Các đối tượng khác: Những trường hợp không thuộc danh sách nêu trên mà bán hàng hóa, dịch vụ thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng hoặc không cần kê khai, nộp thuế thì cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ.
Thủ tục xin cấp hóa đơn bán lẻ
Thủ tục bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp hóa đơn bán lẻ: Cần chuẩn bị đơn theo mẫu quy định.
- Các giấy tờ liên quan: Cung cấp các tài liệu cần thiết khác theo yêu cầu của cơ quan thuế.
- Người đề nghị cấp hóa đơn bán lẻ phải lập hóa đơn đủ 3 liên tại cơ quan thuế. Đơn vị kinh doanh cần nộp thuế theo quy định khi thực hiện thủ tục này. Sau khi hóa đơn được lập, cơ quan thuế sẽ đóng dấu xác nhận lên phía trên và bên trái của liên 1 và liên 2 trước khi giao lại cho người đề nghị. Liên thứ 3 sẽ được giữ lại để lưu trữ tại cơ quan thuế.
Hóa đơn bán lẻ có cần dấu không?
Hóa đơn bán lẻ không cần đóng dấu vì chỉ bao gồm các nội dung đơn giản, không có giá trị pháp lý cao và không thuộc phạm vi quản lý của chi cục thuế.
Mua hóa đơn bán lẻ ở đâu?
Nếu bạn đang tìm kiếm địa điểm để mua hoặc in hóa đơn bán lẻ, có một số lựa chọn mà bạn có thể xem xét:
- Bạn có thể mua hóa đơn bán lẻ từ cơ quan thuế địa phương. Thủ tục bao gồm việc nộp hồ sơ, bao gồm đơn đề nghị và các giấy tờ liên quan như chứng minh nhân dân và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Hóa đơn bán lẻ cũng có thể được tìm thấy trên Shopee, nơi cung cấp nhiều loại hóa đơn với giá cả hợp lý và miễn phí vận chuyển.
- Các đơn vị cung cấp dịch vụ in hóa đơn bán lẻ trên toàn quốc. Bạn có thể lựa chọn đơn vị phù hợp mẫu mã và giá cả tốt nhất.
Hóa đơn bán lẻ thường được in bằng chất liệu gì?
Hóa đơn bán lẻ thường được in bằng giấy carbonless hoặc giấy bãi bằng. Kích thước phổ biến là A4 và A5.
Trên đây là tổng hợp một số mẫu hóa đơn bán lẻ chuẩn theo quy định, chuyên nghiệp và những thông tin cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán lẻ. Hy vọng nội dung trong bài sẽ hữu ích với bạn trong quá trình kinh doanh.
