Tem nhãn vận chuyển là gì? Lợi ích & Lưu ý khi sử dụng

Tem nhãn vận chuyển là yếu tố không thể thiếu trong quá trình giao nhận hàng hóa, đặc biệt trong lĩnh vực logistics và thương mại điện tử. Với vai trò định danh, theo dõi và xác nhận thông tin đơn hàng, tem nhãn vận chuyển giúp doanh nghiệp quản lý kho bãi hiệu quả, giảm thiểu sai sót khi giao hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Tem nhãn vận chuyển là gì?

Tem nhãn vận chuyển là loại tem nhãn dán trực tiếp lên bao bì, thùng carton hoặc các kiện hàng trong quá trình giao nhận, vận chuyển. Trên tem thường in đầy đủ thông tin cần thiết như tên sản phẩm, số serial, mã vạch, nơi gửi – nơi nhận, thông tin người gửi, người nhận, mã bưu chính, địa chỉ đích, số lượng, ngày tháng xuất hàng cùng các chỉ dẫn khi xử lý hàng hóa.

Lợi ích khi sử dụng tem nhãn vận chuyển

Sử dụng tem nhãn vận chuyển mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp và người tiêu dùng, đặc biệt trong lĩnh vực logistics, thương mại điện tử và vận tải hiện đại.

• Đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ: Tem nhãn thể hiện rõ ràng thông tin người gửi, người nhận, địa chỉ, mã vận đơn, giúp quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng, đúng người, đúng nơi, giảm tối đa lỗi giao nhầm hoặc thất lạc hàng hóa.
• Hỗ trợ theo dõi và truy xuất hàng hóa: Nhờ mã vạch hoặc QR code trên tem nhãn, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, cập nhật trạng thái đơn hàng liên tục trên hệ thống. Việc truy xuất và kiểm tra vị trí, lịch sử vận chuyển cũng trở nên đơn giản hơn.
• Tăng tính chuyên nghiệp, uy tín cho doanh nghiệp: Tem nhãn vận chuyển giúp tổ chức quy trình đóng gói, giao nhận bài bản hơn, tạo cảm giác tin tưởng và hài lòng cho khách hàng từ lần nhận hàng đầu tiên.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành: Ứng dụng tem nhãn giúp tự động hóa các khâu kiểm soát, nhập – xuất hàng, giảm nhân sự làm thủ công, rút ngắn thời gian xử lý và giao hàng, từ đó tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
• Nâng cao hiệu quả quản lý kho và logistics: Tem nhãn là dữ liệu đầu vào quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý kho bãi, tồn kho, đóng gói, phân loại và luân chuyển hàng hóa hiệu quả trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
• Giảm thiểu rủi ro, tránh thất lạc hoặc nhầm lẫn hàng hóa: Thông tin hiển thị trên tem nhãn cũng như khả năng quét mã vạch giúp kiểm soát chặt chẽ từng kiện hàng tại mỗi khâu vận chuyển, tránh thất thoát và các sự cố không mong muốn.

Hướng dẫn cách đọc thông tin trên tem nhãn vận chuyển

Tem nhãn vận chuyển thường chứa nhiều trường thông tin đa dạng, khiến cho việc hiểu và đọc các chi tiết trên nhãn không dễ dàng. Dưới đây là các thông tin quan trọng xuất hiện trên mỗi loại tem nhãn vận chuyển, giúp bạn tiếp cận và sử dụng chúng một cách hiệu quả.

Tên, địa chỉ, số điện thoại người nhận

Đây là những dữ liệu thiết yếu để đơn vị vận chuyển xác định chính xác nơi giao hàng và chủ động liên hệ với người nhận trong trường hợp phát sinh sự cố. Việc cung cấp thông tin chính xác giúp đảm bảo bưu kiện đến đúng tay người đặt hàng, tránh thất lạc hoặc giao nhầm.

Địa chỉ gửi

Địa chỉ gửi nên xuất hiện trên tem nhằm hỗ trợ nhà vận chuyển biết nơi trả lại bưu kiện khi không thể giao cho người nhận. Ngoài ra, thông tin này còn giúp người nhận xác định được xuất xứ gói hàng, đồng thời tăng sự nhận diện thương hiệu khi khách hàng nhận và mở kiện hàng

Mã số theo dõi và mã vạch

Mã số theo dõi và mã vạch được in trực tiếp trên tem nhãn giúp các bên liên quan kiểm soát và cập nhật trạng thái vận chuyển của kiện hàng. Mỗi mã vạch là duy nhất, sẽ được quét định kỳ trong suốt quá trình lưu chuyển. Bên cạnh mã vạch, mã số theo dõi giúp khách hàng chủ động tra cứu lộ trình hàng hóa qua các nền tảng trực tuyến của đơn vị vận chuyển.

Mã QR hoặc mã vạch 1D

Ngoài mã vạch truyền thống (1D), một số tem nhãn còn sử dụng mã QR. Những mã này chứa thông tin kỹ thuật số tương đương với dữ liệu trên tem nhãn, cho phép xử lý nhanh chóng và tự động trong hệ thống logistics. Bao gồm:

• Trọng lượng: Thông tin về trọng lượng được in trên tem nhãn vận chuyển nhằm hỗ trợ việc tính toán chi phí giao hàng một cách chính xác. Ngoài ra, việc ghi rõ trọng lượng giúp các đơn vị vận chuyển phân bổ hàng hóa hợp lý trên xe tải, đảm bảo tuân thủ các giới hạn tải trọng và tối ưu hóa không gian vận chuyển.
• Phương thức vận chuyển: Tem nhãn vận chuyển thường ghi rõ phương thức xử lý đơn hàng, giúp đơn vị vận chuyển biết cách thao tác và xử lý gói hàng theo yêu cầu, ví dụ như chuyển phát nhanh hay vận chuyển tiêu chuẩn. Điều này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử, nhất là khi cung cấp nhiều lựa chọn dịch vụ vận chuyển
• Thanh toán: Trên tem nhãn vận chuyển còn có thể thể hiện rõ tình trạng thanh toán phí ship. Đối với trường hợp đã trả trước hoặc sử dụng dịch vụ in tem online, tem nhãn sẽ được đánh dấu hoặc hiển thị thông tin xác nhận phí vận chuyển đã được thanh toán.

Một số lưu ý về nhãn vận chuyển

• Luôn đảm bảo rằng tên, địa chỉ, mã vạch, trọng lượng và mã theo dõi trên tem nhãn được kiểm tra chính xác để tránh lỗi vận chuyển và trễ giao hàng.
• Chọn nhãn có độ bám tốt, chịu nước, có khả năng chống hư hại khi gặp nhiệt độ, độ ẩm hoặc va chạm trong quá trình vận chuyển.
• Sử dụng kích thước tem nhãn vận chuyển chuẩn, in ở kích thước thực để đảm bảo mã vạch không bị méo và dễ quét.
• Dán tem trên bề mặt phẳng, dễ nhận biết, tránh vùng nối hoặc chỗ gập; giữ nhãn phẳng để đảm bảo khả năng quét mã tốt nhất.
• Đảm bảo máy in, mực in tương thích với loại tem nhãn, mã vạch hoặc mã QR phải rõ nét, dễ quét và không bị đứt gãy. Nên in thử để kiểm tra trước khi áp dụng cho toàn bộ lô hàng.

Địa chỉ in tem nhãn vận chuyển uy tín, giá tốt

Thiên Thành là một trong những địa chỉ uy tín, chuyên nghiệp trong lĩnh vực in nhãn vận chuyển, được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Công ty sở hữu quy trình in ấn hiện đại, đội ngũ thiết kế sáng tạo và đa dạng các loại tem nhãn đáp ứng mọi nhu cầu từ thương mại điện tử, logistics đến sản xuất hàng hóa.

• Sử dụng công nghệ in offset, flexo và kỹ thuật số tiên tiến, đảm bảo tem nhãn có độ sắc nét cao, khó phai màu, chống trầy xước và bám dính tốt trên nhiều bề mặt bao bì khác nhau.
• Cung cấp tem decal giấy, decal nhựa PVC, decal trong suốt, tem bạc xi, phù hợp với mọi nhu cầu vận chuyển, bảo hành, niêm phong,… Dán chắc chắn, bảo vệ tốt trong mọi điều kiện thời tiết.
• Cam kết in trực tiếp tại xưởng, giúp tối ưu chi phí cho khách hàng. Số lượng in càng lớn, chiết khấu càng cao, phù hợp cho cả doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Nhận sản xuất cả số lượng ít và lớn, thời gian hoàn thiện nhanh và hỗ trợ vận chuyển toàn quốc.

Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò, công dụng của tem nhãn vận chuyển. Đây được xem là công cụ hỗ trợ giao hàng và góp phần nâng cao hiệu quả quản lý. Để đặt in các loại tem nhãn, nhãn mác hàng hóa, đừng quên liên hệ với Thiên Thành để được hỗ trợ.