Cách gấp thư bỏ vào phong bì đúng chuẩn, đẹp mắt

Việc nắm vững cách gấp thư bỏ vào phong bì giúp bức thư của bạn luôn gọn gàng, đẹp mắt và thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Từng nếp gấp chỉn chu không chỉ bảo vệ nội dung bên trong mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp, giúp mỗi lần gửi thư đều trở nên đặc biệt và ý nghĩa hơn. Tham khảo ngay bài viết để được hướng dẫn chi tiết!

Vì sao cần gấp thư đúng cách trước khi bỏ vào phong bì?

Gấp thư đúng cách trước khi bỏ vào phong bì không chỉ là một thao tác nhỏ mà còn giúp bức thư của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt người nhận. Dưới đây là những lý do bạn cần biết cách gấp thư bỏ vào phong bì:

Bảo vệ nội dung thư, tránh nhăn, rách khi vận chuyển

Khi thư được gấp gọn gàng, các nếp gấp đều và phẳng giúp giấy không bị xô lệch, nhăn nhúm hoặc rách trong quá trình vận chuyển. Điều này đặc biệt quan trọng khi gửi thư qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh, bởi thư có thể bị va chạm, ép chặt cùng nhiều vật phẩm khác. Một bức thư được gấp cẩn thận sẽ giữ cho nội dung bên trong luôn nguyên vẹn, không bị ảnh hưởng bởi các tác động bên ngoài.

Tạo ấn tượng chuyên nghiệp, lịch sự với người nhận

Cách gấp thư thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của người gửi đối với người nhận. Khi mở phong bì, một bức thư được gấp ngay ngắn sẽ tạo cảm giác chỉn chu, lịch sự, giúp người nhận cảm nhận được sự quan tâm và trân trọng từ bạn. Đặc biệt trong môi trường công sở, thư từ giao dịch, việc gấp thư đúng chuẩn còn là yếu tố đánh giá sự chuyên nghiệp của cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Tăng tính thẩm mỹ, thể hiện sự chu đáo của người gửi

Một bức thư được gấp đẹp mắt không chỉ giúp phong bì trông gọn gàng mà còn tăng tính thẩm mỹ cho toàn bộ bức thư. Những nếp gấp đều, không bị lệch hay nhàu nát sẽ khiến người nhận cảm thấy hài lòng, đồng thời thể hiện sự chu đáo, tỉ mỉ của người gửi. Đây cũng là cách để bạn tạo dấu ấn cá nhân, khiến mỗi lần gửi thư đều trở nên đặc biệt và đáng nhớ hơn.

Chuẩn bị trước khi gấp thư bỏ vào phong bì

Trước khi gấp thư bỏ vào phong bì, bạn cần:

• Chọn giấy viết thư: Nên sử dụng giấy Ford (giấy ốp) hoặc giấy Couche cho thư tay thông thường vì bề mặt mịn, dễ viết, không bị ố vàng theo thời gian. Nếu muốn tạo sự sang trọng, bạn có thể chọn giấy mỹ thuật hoặc giấy Bristol với độ dày cao hơn, phù hợp cho thư mời, hợp đồng hoặc tài liệu quan trọng.
• Chọn phong bì: Lựa chọn phong bì dựa trên kích thước giấy đã gấp. Các kích thước phổ biến gồm A4 (25 x 34cm), A5 (16 x 23cm), A6 (12 x 22cm) hoặc DL (110 x 220mm) cho giấy A4 gấp ba. Ngoài ra, có thể chọn phong bì nắp vuông, nắp chữ V hoặc phong bì nắp gài tùy vào mục đích sử dụng và mức độ bảo mật mong muốn.
• Điền thông tin người nhận: Ghi rõ họ tên, địa chỉ chi tiết (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố) và mã bưu chính (nếu có) ở góc dưới bên phải của phong bì. Không viết tắt để tránh nhầm lẫn.
• Điền thông tin người gửi: Ghi ở góc trên bên trái phong bì, bao gồm họ tên, địa chỉ và số điện thoại liên hệ. Việc này giúp bưu điện liên lạc khi cần thiết và đảm bảo thư được trả lại nếu không phát được.
• Đọc lại nội dung: Đảm bảo không có lỗi chính tả, thông tin sai lệch hoặc thiếu sót quan trọng trước khi gấp thư.

Hướng dẫn cách gấp thư bỏ vào phong bì đơn giản

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các cách gấp thư phổ biến, phù hợp với từng loại phong bì và mục đích sử dụng.

Cách gấp thư cho phong bì kinh doanh thông thường

Đây là kiểu gấp phổ biến nhất, thường dùng cho thư từ công sở, hợp đồng, tài liệu gửi qua đường bưu điện:

Bước 1: Đặt lá thư trên mặt phẳng, mặt chữ hướng lên trên, kiểm tra lại nội dung và địa chỉ người nhận trên phong bì.

Bước 2: Gấp mép dưới của tờ giấy lên khoảng 1/3 chiều dài tờ giấy, căn chỉnh các mép cho thẳng hàng.

Bước 3: Gấp mép trên xuống, sao cho nếp gấp trên cách mép dưới khoảng 1cm, tiếp tục căn chỉnh để các cạnh đều nhau.

Bước 4: Miết các nếp gấp cho phẳng, tránh lệch hoặc nhăn giấy.

Bước 5: Nhẹ nhàng đưa thư vào phong bì, đảm bảo thư không bị cong vênh hoặc trồi ra ngoài khi đóng nắp phong bì.

Cách gấp thư cho phong bì có ô cửa sổ

Phong bì có ô cửa sổ thường dùng để hiển thị tên, địa chỉ người nhận mà không cần ghi ngoài phong bì:

Bước 1: Định dạng thư trên máy tính sao cho tên, địa chỉ người nhận nằm đúng vị trí cửa sổ khi gấp lại.

Bước 2: Đặt thư trên bàn, mặt chữ úp xuống, phần tên và địa chỉ người nhận gần phía bạn.

Bước 3: Gấp 1/3 phần trên tờ giấy xuống về phía mình, sau đó gấp 1/3 phần dưới lên về phía xa mình, tạo thành kiểu gấp chữ Z.

Bước 4: Đảm bảo khi gấp xong, tên và địa chỉ người nhận hiển thị rõ qua ô cửa sổ của phong bì.

Cách gấp thư viết tay

Thư viết tay thường dùng cho các dịp đặc biệt, thư cá nhân, thư tặng bạn bè:

Bước 1: Đặt tờ giấy nằm ngang, mặt có nội dung hướng lên trên.

Bước 2: Gấp đôi tờ giấy theo chiều ngang, miết nhẹ để tạo nếp rồi mở ra.

Bước 3: Gấp góc trên cùng bên phải xuống theo đường chéo, lặp lại với góc trên cùng bên trái để tạo thành hai hình tam giác ở đầu tờ giấy.

Bước 4: Gấp phần dưới lên trên, căn chỉnh sao cho mép trên của phần dưới chạm vào mép dưới của hai tam giác vừa tạo.

Bước 5: Gấp các cạnh hai bên vào trong để tạo thành hình chữ nhật hoặc hình vuông, tùy theo kích thước phong bì.

Bước 6: Có thể trang trí thêm hoặc gấp thành các hình origami như trái tim, hình vuông, hình tròn để tăng tính thẩm mỹ và cá nhân hóa bức thư.

Cách gấp thư cho phong bì kinh doanh cỡ nhỏ

Phong bì kinh doanh cỡ nhỏ thường dùng cho thư ngắn, thiệp mời hoặc giấy tờ nhỏ:

Bước 1: Đặt lá thư trên bàn, mặt viết chữ ngửa lên và xuôi chiều.

Bước 2: Gấp mép dưới của lá thư lên sao cho mép dưới cách mép trên khoảng 1cm.

Bước 3: Đảm bảo các mép ngoài của tờ giấy thẳng hàng, có thể dùng thước để tạo nếp gấp sắc nét.

Bước 4: Gấp nửa bên phải của tờ giấy vào trong đến khoảng 1/3 chiều rộng, miết đường gấp.

Bước 5: Gấp phần bên trái vào trong đến khoảng 1/3 chiều rộng còn lại, căn chỉnh các mép cho thẳng hàng.

Bước 6: Xoay ngang lá thư vừa gấp, đưa vào phong bì sao cho các mặt gấp úp vào mặt sau phong bì, đảm bảo thư không bị trồi ra ngoài.

Một số lưu ý khi gấp thư bỏ vào phong bì

• Luôn chọn phong bì có kích thước vừa vặn với thư đã gấp, tránh phải gấp quá nhiều lần khiến giấy bị nhăn hoặc rách.
• Sử dụng thước kẻ hoặc cạnh bàn để miết các nếp gấp, giúp thư phẳng, sắc nét và dễ dàng cho vào phong bì.
• Đảm bảo địa chỉ trên thư trùng khớp với địa chỉ ghi trên phong bì, đặc biệt khi gửi thư quan trọng hoặc thư công việc.
• Khi cho thư vào phong bì, hãy để các nếp gấp hướng ra ngoài, mặt có nội dung hướng lên trên để người nhận dễ dàng lấy ra và đọc.
• Đối với phong bì nhỏ, nên gấp thư thành nhiều phần nhỏ hơn nhưng vẫn đảm bảo các mép thẳng hàng, không bị cộm hoặc trồi ra ngoài.
• Không nên dùng quá nhiều keo hoặc băng dính khi dán phong bì, chỉ cần đủ để phong bì kín và không bị bung ra trong quá trình vận chuyển.

Hy vọng với những hướng dẫn trên, bạn đã nắm rõ cách gấp thư bỏ vào phong bì sao cho đúng chuẩn, gọn gàng và đẹp mắt. Dù trong công việc hay cuộc sống, việc gửi thư với sự chăm chút nhỏ như vậy sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và chân thành đối với người nhận.