Set khổ giấy cho máy in là bước quan trọng để đảm bảo tem in ra sắc nét, không bị lệch hoặc mất nội dung. Nếu cài đặt sai, máy in có thể không nhận diện đúng kích thước tem, dẫn đến lãng phí giấy và gián đoạn quá trình in ấn. Bài viết này Thiên Thành sẽ hướng dẫn bạn cách set khổ giấy máy in mã vạch 2 tem, 3 tem, 1 tem và gợi ý cách khắc phục lỗi thường gặp, giúp quá trình in tem diễn ra trơn tru và hiệu quả.
Vì sao cần cài đặt khổ giấy cho máy in?
Cài đặt khổ giấy chính xác cho máy in, nhất là máy in mã vạch là việc quan trọng và không thể bỏ qua trong quá trình in ấn. Theo đó, khi thiết lập khổ giấy máy in sẽ giúp:
- Máy in có thể nhận diện đúng kích thước tem, đảm bảo nội dung được in chính xác và rõ ràng. Nếu không cài đặt đúng, tem mã vạch có thể bị lệch hoặc in sai vị trí.
- Tránh gặp các lỗi như nhận sai khổ giấy, dừng đột ngột hoặc in tràn bộ nhớ nếu khổ giấy không được thiết lập đúng cách, đảm bảo không ảnh hưởng đến hiệu suất và tuổi thọ của máy.
- Đảm bảo quá trình in ấn diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu thời gian chỉnh sửa và khắc phục sự cố, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
- Giảm thiểu lãng phí giấy và mực in do các lỗi in sai, góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Lưu ý trước khi cài đặt khổ giấy cho máy in mã vạch
Để đảm bảo quá trình set khổ giấy máy in mã vạch 2 tem, 3 tem,… nhanh chóng, hiệu quả, bạn cần lưu ý các điểm quan trọng sau:
- File thiết kế phải tương thích với khổ giấy in tem
File thiết kế tem cần có kích thước trùng khớp với loại decal đang sử dụng trên máy in. Ví dụ: Nếu file thiết kế tem có kích thước 100x55mm thì decal trong máy in cũng phải là 100x55mm. Nếu file thiết kế tem có kích thước 105x22mm với 3 tem trên 1 hàng thì decal cần sử dụng phải là loại 35x22mm, quy cách 3 tem trên một hàng (35mm x 3 = 105mm).
- Kiểm tra giấy và mực in trước khi in
Đảm bảo sử dụng đúng loại giấy như decal giấy, decal nhiệt, decal PVC… phù hợp với máy in. Ngoài ra, hãy kiểm tra mực in còn đủ hay không (đối với máy in sử dụng ribbon). Cả giấy và mực cần được lắp đúng vị trí để tránh lỗi in không đều, lem mực hoặc kẹt giấy.
- Máy tính phải được cài đặt đúng driver máy in
Trước khi tiến hành cài đặt khổ giấy, bạn cần kiểm tra xem máy tính đã nhận diện đúng driver của máy in mã vạch chưa. Nếu chưa, hãy tải và cài đặt driver chính hãng từ website của nhà sản xuất. Việc cài đúng driver giúp máy in hoạt động ổn định và nhận diện chính xác khổ giấy đã thiết lập.
- Quy trình cài đặt khổ giấy giống nhau trên các dòng máy phổ biến
Dù bạn sử dụng máy in mã vạch của các thương hiệu nào thì cách set khổ giấy in đều có nguyên tắc chung. Bạn có thể áp dụng hướng dẫn này cho bất kỳ dòng máy in mã vạch nào để đảm bảo tem được in chính xác.
Hướng dẫn cách set khổ giấy máy in mã vạch 1 tem
Để đảm bảo máy in mã vạch in đúng kích thước tem, tránh tình trạng in lệch hoặc sai khổ giấy, bạn cần thực hiện theo các bước sau. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sử dụng file thiết kế tem in dưới định dạng PDF:
Bước 1: Mở Control Panel trên máy tính >> Chọn “View Devices and Printers” >> Nhấp chuột phải vào driver máy in đang kết nối và chọn “Printing Preference.

Bước 2: Trong cửa sổ Printing Preferences, chọn tab “Page Setup” >> Chọn chế độ in “Portrait” (chế độ dọc) >> Nhấn “New” để tạo một thiết lập khổ giấy mới.

Bước 3: Trong cửa sổ New Stock, bạn cần nhập thông tin sau:
- Name: Đặt tên cho khổ giấy in mới.
- Type: Chọn Die-Cut Labels (loại giấy decal bế sẵn).
- Label Size:
- Width: Nhập chiều rộng của tem (thêm đơn vị mm).
- Height: Nhập chiều cao của tem (thêm đơn vị mm).
- Exposed Liner Widths (Cài đặt biên của decal):
- Left: Nhập kích thước biên trái của tem.
- Right: Nhập kích thước biên phải của tem.
Lưu ý: Hãy đo kích thước biên thực tế của cuộn decal để nhập chính xác, tránh lỗi in lệch tem.

Bước 4: Nhấn OK để lưu thông tin vừa thiết lập >> chọn Apply để áp dụng cài đặt >> OK để hoàn tất quá trình set khổ giấy máy in mã vạch 1 tem.

Bước 5: Mở file PDF chứa thiết kế tem >> nhấn Ctrl + P hoặc chọn Print. Trong hộp thoại in, kiểm tra và cài đặt:
- Name: Chọn đúng máy in vừa thiết lập driver.
- Copies: Nhập số bản in mong muốn (ví dụ: 5 bản).
- Print Handling: Tích vào “Fit to Printer Margins” để đảm bảo tem in đúng kích thước.
- Orientation: Chọn “Portrait” (chế độ dọc).
Sau cùng, nhấn OK để in là hoàn thành.

Hướng dẫn cách set khổ giấy máy in mã vạch 2 tem
Cách set khổ giấy máy in mã vạch 2 tem như sau:
Bước 1: Mở Control Panel trên máy tính >> Chọn “View Devices and Printers” rồi nhấp chuột phải vào driver máy in đang kết nối, chọn “Printing Preferences”.
Bước 2: Trong cửa sổ Printing Preferences, chọn tab “Page Setup” >> “Portrait” (in dọc) >> Nhấn “New” để tạo một thiết lập khổ giấy mới.
Bước 3: Trong cửa sổ New Stock, bạn cần nhập các thông tin sau:
- Name: Đặt tên cho khổ giấy in mới (ví dụ: “2 tem 50x45mm”).
- Type: Chọn loại giấy đang sử dụng (Die-Cut Labels – decal bế sẵn).
Label Size:
- Width (Chiều rộng): Nhập tổng chiều rộng của hai tem. Ví dụ, nếu bạn cần in tem 50x45mm x 2 thì nhập 100mm.
- Height (Chiều cao): Nhập chiều cao tem (đơn vị mm).
Exposed Liner Widths (Cài đặt biên lề):
- Left: Nhập kích thước biên trái của tem.
- Right: Nhập kích thước biên phải của tem.
Lưu ý: Hãy đo kích thước thực tế của cuộn decal để nhập đúng thông số, tránh in lệch.
Bước 4: Nhấn OK để lưu thông tin vừa thiết lập >> chọn Apply >> OK để hoàn tất quá trình set khổ giấy máy in mã vạch 2 tem.
Bước 5: Mở file PDF chứa thiết kế tem >> Nhấn Ctrl + P hoặc chọn Print. Trong hộp thoại in bạn cài đặt các thông tin sau:
- Name: Chọn đúng máy in vừa thiết lập.
- Copies: Nhập số lần in mong muốn. Ví dụ: Nếu bạn cần in 4 con tem và sử dụng khổ giấy 2 tem 1 hàng, hãy nhập Copies = 2.
- Print Handling: Tích vào “Fit to Printer Margins” để đảm bảo tem in đúng kích thước.
- Orientation: Chọn “Portrait” (chế độ dọc).
Sau đó nhấn OK để in.

Hướng dẫn cách set khổ giấy máy in mã vạch 3 tem
Cách set khổ giấy máy in mã vạch 3 tem thực hiện tương tự như máy in 2 tem, nhưng có một số điểm cần lưu ý để đảm bảo kích thước tem được in đúng chuẩn, không bị lệch. Cụ thể:
Trong bước thiết lập khổ giấy tại cửa sổ New Stock, người dùng cần nhập thông tin chính xác như sau:
Label Size:
- Width (Chiều rộng): Nhập tổng chiều rộng của 3 tem trên 1 hàng. Ví dụ, nếu mỗi tem có kích thước 35x22mm và bạn in 3 tem 1 hàng thì Width = 105mm (35mm x 3).
- Height (Chiều cao): Nhập chiều cao của tem (thêm đơn vị mm khi nhập).
Ở bước thiết lập lệnh in (Bước 6), khi nhập số bản in vào ô Copies bạn cần áp dụng quy tắc sau:
Số lượng Copies = Tổng số tem cần in ÷ 3 (vì mỗi hàng có 3 tem).
Ví dụ: Bạn cần in 600 con tem thì nhập: 600 ÷ 3 = 200 vào ô Copies. Nếu bạn cần in 1200 con tem thì nhập: 1200 ÷ 3 = 400.

Các lỗi thường gặp khi cài đặt khổ giấy cho máy in mã vạch
Cài đặt máy in mã vạch 2 tem hay bất kỳ loại máy in mã vạch nào cũng là một bước quan trọng để đảm bảo tem nhãn được in đúng kích thước và vị trí mong muốn. Tuy nhiên, trong quá trình này, người dùng thường gặp phải một số lỗi phổ biến. Dưới đây là các lỗi thường gặp và cách khắc phục:
Máy không nhận diện đúng khổ giấy
Nguyên nhân:
- Bộ cảm biến giấy (sensor) chưa được căn chỉnh hoặc bị hỏng.
- Kích thước khổ giấy được đặt trên driver không khớp với kích thước thực tế của tem nhãn.
- Giấy in được lắp sai chiều hoặc không đúng vị trí.
Cách khắc phục:
- Thực hiện thao tác Calibration để máy tự động nhận diện khổ giấy bằng cách tắt máy và nhấn giữ nút FEED, sau đó bật nguồn và đợi máy chạy giấy.
- Kiểm tra và vệ sinh cảm biến giấy để đảm bảo hoạt động ổn định.
- Đảm bảo giấy in được lắp đúng theo hướng dẫn từ nhà sản xuất.

Lỗi in lệch tem
Nguyên nhân:
- File thiết kế tem không tương thích với kích thước giấy in.
- Thanh chặn giấy không được điều chỉnh đúng cách, khiến giấy bị xê dịch trong quá trình in.
Cách khắc phục:
- Điều chỉnh lại kích thước tem trong phần mềm thiết kế như Bartender để khớp với khổ giấy thực tế.
- Sử dụng thanh chặn giấy và thanh nẹp để cố định cuộn tem nhãn để tránh tình trạng lệch khi in liên tục.
Máy báo đèn đỏ hoặc không in được
Nguyên nhân:
- Máy không nhận diện được loại giấy hoặc mực in.
- Driver bị lỗi hoặc chưa được cập nhật.
Cách khắc phục:
- Kiểm tra lại việc lắp đặt giấy và mực, đảm bảo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất.
- Cập nhật hoặc cài đặt lại driver tương thích với model máy in mã vạch.

Tem nhãn bị trắng hoặc mờ nội dung
Nguyên nhân:
- Mực in bị đứt hoặc không tương thích với loại giấy đang sử dụng.
- Đầu in bị bám bụi hoặc xước.
Cách khắc phục:
- Kiểm tra và thay thế mực in nếu cần thiết. Đảm bảo sử dụng mực chính hãng phù hợp với các loại giấy decal.
- Vệ sinh đầu in bằng bông y tế và cồn để loại bỏ bụi bẩn
In sai kích thước hoặc nội dung nhảy sang tem khác
Nguyên nhân:
- Driver của máy in chưa được cài đặt chính xác.
- Cài đặt khổ giấy trên phần mềm không đồng bộ với thông số trên máy in.
Cách khắc phục:
- Truy cập vào Control Panel > Devices and Printers > Printer Properties > Page Setup, sau đó thiết lập lại kích thước tem chính xác.
- Kiểm tra và đồng bộ thông số giữa phần mềm thiết kế và driver máy in.
Cách bảo trì và vệ sinh máy in để tránh lỗi set khổ giấy sai
Việc bảo trì và vệ sinh máy in định kỳ không chỉ giúp kéo dài tuổi thọ thiết bị mà còn ngăn ngừa các lỗi phổ biến, đặc biệt là lỗi cài đặt sai khổ giấy. Cách thực hiện như sau:
Vệ sinh đầu in và trục cao su
- Đầu in: Đây là bộ phận quan trọng quyết định chất lượng in. Sử dụng khăn mềm, sạch để lau nhẹ nhàng đầu in, loại bỏ bụi bẩn và mảnh vụn có thể gây cản trở quá trình in.
- Trục cao su: Dùng khăn mềm ẩm để lau sạch bụi bẩn trên trục cao su để giấy được kéo đều và chính xác trong quá trình in.
Kiểm tra và thay thế linh kiện hao mòn
- Trục kéo giấy: Sau thời gian sử dụng, trục kéo giấy có thể bị mòn, dẫn đến việc kéo giấy không chính xác và gây lệch khổ giấy. Do đó bạn cần kiểm tra định kỳ và thay thế khi cần thiết.
- Lô sấy: Lô sấy bị rách hoặc mòn có thể gây kẹt giấy hoặc in không đều. Đảm bảo lô sấy luôn trong tình trạng tốt để tránh các lỗi liên quan đến khổ giấy.
Sử dụng giấy in chất lượng và bảo quản đúng cách
- Chọn giấy in phù hợp: Sử dụng loại giấy in đáp ứng tiêu chuẩn của máy in, tránh sử dụng giấy quá mỏng, quá dày hoặc kém chất lượng vì có thể gây kẹt giấy hoặc in lệch.
- Bảo quản giấy in: Giữ giấy in ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ẩm ướt hoặc bụi bẩn giúp giấy luôn trong tình trạng tốt nhất khi sử dụng.
Cập nhật và kiểm tra phần mềm điều khiển (driver) máy in
- Cập nhật driver: Đảm bảo driver máy in luôn được cập nhật phiên bản mới nhất từ nhà sản xuất giúp máy in hoạt động ổn định và nhận diện khổ giấy chính xác.
- Kiểm tra cài đặt khổ giấy: Sau khi vệ sinh và bảo trì, kiểm tra lại cài đặt khổ giấy trong phần mềm in để đảm bảo các thông số vẫn chính xác và phù hợp với loại giấy đang sử dụng.
Thực hiện bảo trì định kỳ
- Lên lịch bảo trì: Thực hiện bảo trì máy in theo lịch trình định kỳ để đảm bảo máy in luôn hoạt động trong tình trạng tốt nhất.
- Ghi chép lịch sử bảo trì: Lưu trữ thông tin về các lần bảo trì nhằm thay thế linh kiện để theo dõi tình trạng máy và lập kế hoạch bảo trì hiệu quả.
Việc set khổ giấy máy in mã vạch đúng cách là một bước quan trọng giúp đảm bảo tem in ra sắc nét, đúng kích thước và không bị lệch. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên đã giúp bạn có thể dễ dàng set khổ giấy máy in mã vạch 2 tem, 3 tem, 1 tem hiệu quả.