Kích thước phong bì tiêu chuẩn, thông dụng nhất

Lựa chọn đúng kích thước phong bì không chỉ giúp bảo vệ tài liệu mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp cho người nhận. Dù là gửi thư cá nhân, hợp đồng hay thiệp mời quan trọng, việc chọn phong bì phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và nâng tầm hình ảnh thương hiệu. Cùng khám phá bảng kích thước phong bì chuẩn trong bài viết dưới đây!

Tầm quan trọng của việc lựa chọn phong bì chuẩn kích thước

Đầu tiên, phong bì chuẩn kích thước giúp bảo vệ tài liệu, thư từ bên trong khỏi nguy cơ bị gấp, rách hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Đặc biệt với các loại giấy tờ quan trọng như hợp đồng, hồ sơ, việc dùng phong bì vừa vặn sẽ đảm bảo nội dung đến tay người nhận trong trạng thái nguyên vẹn và chuyên nghiệp.

Thứ hai, phong bì chuẩn kích thước thể hiện sự chỉn chu, chuyên nghiệp của người gửi. Đối với doanh nghiệp, đây còn là một phần không thể thiếu trong bộ nhận diện thương hiệu, giúp khách hàng và đối tác dễ dàng nhận diện thông tin công ty thông qua logo, địa chỉ, thông tin liên hệ được in trên phong bì. 

Bên cạnh đó, sử dụng phong bì theo kích thước tiêu chuẩn còn giúp tiết kiệm chi phí in ấn và vận chuyển. Các mẫu phong bì công ty chuẩn sẽ tương thích với nhiều loại máy móc, công nghệ in và dịch vụ bưu chính, giúp tối ưu hóa quy trình gửi nhận tài liệu, giảm thiểu rủi ro phát sinh chi phí do phải làm khuôn riêng hoặc xử lý các trường hợp phong bì không phù hợp.

Kích thước phong bì tiêu chuẩn cho công ty

Dưới đây là các kích thước phong bì tiêu chuẩn phổ biến nhất dành cho công ty, dựa trên quy định ISO và thực tiễn sử dụng tại các doanh nghiệp lớn hiện nay:

Kích thước phong bì A4

• Kích thước chuẩn: 340mm x 250mm (34 x 25 cm)
• Ứng dụng: Phong bì A4 là lựa chọn lý tưởng để đựng các loại tài liệu, hợp đồng, hồ sơ, catalogue, brochure khổ A4 mà không cần phải gấp giấy. Nhờ kích thước rộng rãi, phong bì A4 đảm bảo tài liệu bên trong luôn phẳng phiu, không bị nhàu nát hay cong mép khi vận chuyển.
• Ưu điểm: Tạo cảm giác chuyên nghiệp, lịch sự, phù hợp cho các giao dịch quan trọng, gửi hồ sơ, báo cáo hoặc tài liệu quảng cáo của công ty.

Kích thước phong bì A5

• Kích thước chuẩn: 230mm x 160mm (23 x 16 cm)
• Ứng dụng: Phong bì A5 phù hợp để đựng giấy tờ khổ A5 hoặc giấy A4 đã gấp đôi. Đây là loại phong bì cỡ trung, thường dùng để gửi thư mời, thông báo, tài liệu nội bộ hoặc các giấy tờ không quá lớn.
• Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển; phù hợp với các tài liệu vừa phải, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách mà vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp.

Kích thước phong bì A6

• Kích thước chuẩn: 220mm x 120mm (22 x 12 cm).
• Ứng dụng: Phong bì A6 thường dùng để đựng giấy tờ nhỏ, thiệp mời, voucher, card visit hoặc giấy A4 gấp ba. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các hoạt động marketing, gửi thư cảm ơn, quà tặng nhỏ.
• Ưu điểm: Nhỏ gọn, tiện lợi, tiết kiệm chi phí gửi thư và phù hợp với các tài liệu, vật phẩm nhỏ gọn.

Một số kích thước phong bì thông dụng khác

Dưới đây là một số kích thước phong bì thông dụng khác theo tiêu chuẩn ISO 269:

Định dạng	Kích thước	Thích hợp với giấy khổ
DL	110 x 220mm	1/3 khổ giấy A4
C7	81 x 114 mm	1/3 khổ giấy A5
C7/C6	81 x 162mm	1/3 khổ giấy A5
C6	114 x 162mm	Khổ giấy A6
C6/C5	114 x 229mm	1/3 khổ giấy A4
C5	162 x 229mm	Khổ giấy A5
C4	229 x 324mm	Khổ giấy A4
C3	324 x 458mm	Khổ giấy A3
1/2BC4	125 x 324mm	Khổ giấy C4
B6	125 x 176mm	Khổ giấy C6
B5	176 x 250mm	Khổ giấy C5
B4	250 x 353mm	Khổ giấy C4
E4	280 x 400mm	Khổ giấy B4

Lưu ý khi thiết kế & in ấn phong bì

Thiết kế và in ấn phong bì không chỉ là bước hoàn thiện về mặt hình thức mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Để sở hữu những mẫu phong bì đẹp, ấn tượng và hiệu quả, bạn cần lưu ý các yếu tố sau:

Hình thức và nội dung phong bì

• Bố cục rõ ràng, hợp lý: Thông tin trên phong bì cần được sắp xếp khoa học, ưu tiên logo và tên công ty ở vị trí nổi bật, dễ nhận diện. Thông tin liên hệ (địa chỉ, số điện thoại, email, website) nên được in rõ ràng, dễ đọc, tránh rườm rà hoặc che khuất bởi các chi tiết khác.
• Màu sắc hài hòa: Chọn màu sắc phù hợp với tông màu thương hiệu để tạo sự nhận diện nhất quán. Tránh sử dụng quá nhiều màu sắc gây rối mắt hoặc làm giảm tính chuyên nghiệp.
• Phông chữ dễ đọc: Ưu tiên sử dụng 1-2 phông chữ đơn giản, đồng nhất với bộ nhận diện thương hiệu. Tránh dùng font chữ cầu kỳ, khó đọc hoặc quá nhiều kiểu chữ trên cùng một phong bì.
• Nội dung ngắn gọn: Chỉ nên đưa những thông tin cần thiết như tên công ty, logo, địa chỉ, số điện thoại, email. Không nên đưa quá nhiều chi tiết như giới thiệu sản phẩm hay địa chỉ chi nhánh để tránh gây rối cho người nhận.

Lựa chọn chất liệu giấy in

• Giấy Ford: Loại giấy phổ biến cho phong bì văn phòng, giá thành hợp lý, bề mặt nhám nhẹ, dễ viết và in. Định lượng thường từ 100–200 gsm.
• Giấy Couche: Bề mặt bóng mịn, cho hình ảnh in sắc nét, phù hợp với phong bì quảng cáo, thư mời cao cấp.
• Giấy Bristol: Độ bền cao, bề mặt mịn, thích hợp in phong bì cần sự chắc chắn, sang trọng.
• Giấy Kraft: Thân thiện môi trường, thích hợp cho các thương hiệu hướng đến yếu tố tự nhiên, tái chế.

Lưu ý: Nên chọn giấy có bề mặt phù hợp với công nghệ in sử dụng (in offset, in kỹ thuật số), đảm bảo hình ảnh và màu sắc hiển thị tốt nhất.

Chọn kích thước phù hợp

Ưu tiên các kích thước tiêu chuẩn như A4; A5; A6… để dễ dàng đựng tài liệu, tiết kiệm chi phí và tương thích với máy móc in ấn. Kích thước phong bì nên lớn hơn vật phẩm cần đựng để tránh nhồi nhét, làm rách hoặc gấp mép giấy. Ngoài ra, tùy theo mục đích sử dụng mà bạn lựa chọn kích thước phong bì thích hợp với loại tài liệu (hợp đồng, thư mời, hóa đơn…) để đảm bảo tính tiện lợi và thẩm mỹ.

Định lượng giấy in

• Phong bì nhỏ: Chọn giấy định lượng từ 100–150 gsm, đảm bảo độ bền mà không quá cứng.
• Phong bì lớn hoặc chứa vật nặng: Ưu tiên giấy từ 200–300 gsm để tăng độ cứng cáp, chịu lực tốt.
• Định lượng phổ biến: 90–100 gsm cho phong bì thông thường; 120–140 gsm cho phong bì quảng cáo; 210–300 gsm cho phong bì cao cấp hoặc cần bảo vệ tài liệu quan trọng.

Trên đây là tổng hợp các kích thước phong bì thông dụng, được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Việc lựa chọn đúng kích thước phong bì không chỉ giúp bảo vệ tài liệu mà còn nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cho cá nhân và doanh nghiệp. Nếu có nhu cầu đặt in phong bì các loại, đừng quên liên hệ với Thiên Thành để được hỗ trợ.