Trang chủ
Bar code (mã vạch) là hệ thống mã hóa thông tin bằng các sọc đen trắng, giúp máy quét nhận diện nhanh dữ liệu sản phẩm như tên, giá hay nguồn gốc xuất xứ. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng quản lý tồn kho, kiểm soát hàng hóa, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian trong quy trình bán hàng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ nguyên lý hoạt động, định nghĩa mã vạch sản phẩm là gì cũng như cách đăng ký mã vạch cho chủ doanh nghiệp chi tiết nhất.
Barcode là gì? Cấu tạo và Nguyên lý hoạt động
Barcode (mã vạch) là một hệ thống mã hóa dữ liệu dưới dạng các vạch đen trắng song song, có độ đậm nhạt và độ rộng khác nhau, để máy móc có thể đọc và xử lý tự động. Mỗi mã vạch tương ứng với một dãy số hoặc ký tự, đóng vai trò như một nhãn mác hàng hóa đại diện cho thông tin của sản phẩm như tên hàng, mã SKU, giá bán, lô hàng, nơi sản xuất hay vị trí lưu kho.
Khi được quét bằng máy đọc mã vạch hoặc thiết bị di động, dữ liệu này được gửi vào hệ thống phần mềm giúp nhận diện, theo dõi và quản lý hàng hóa nhanh chóng. Nhờ vậy, barcode trở thành công cụ nền tảng trong bán lẻ, logistics, kho vận, sản xuất và nhiều lĩnh vực khác cần kiểm soát số lượng lớn sản phẩm.
Cấu tạo của một mã vạch chuẩn
Một mã vạch chuẩn thường được tạo thành từ nhiều thành phần khác nhau, mỗi phần giữ một vai trò cụ thể để đảm bảo quá trình quét và giải mã diễn ra chính xác. Ở dạng phổ biến là mã vạch tuyến tính (1D) như EAN code là gì, UPC hay Code 128, cấu trúc cơ bản thường gồm:
- Quiet zone (vùng trống): Khoảng trắng ở hai đầu mã vạch. Đây là vùng đệm bắt buộc để máy quét nhận biết đâu là điểm bắt đầu và kết thúc của mã, tránh bị nhiễu bởi các hình ảnh bao bì xung quanh.
- Vạch và khoảng trắng: Thông tin được mã hóa bằng tổ hợp các vạch đen và khoảng trắng với độ rộng khác nhau, mỗi tổ hợp tương ứng với một ký tự số hoặc chữ trong tiêu chuẩn mã vạch đó.
- Ký tự bắt đầu, kết thúc và guard bars: Các vạch đặc biệt báo hiệu cho máy quét biết hướng đọc dữ liệu.
- Ký tự dữ liệu (Data Characters): Đây là phần dữ liệu dưới dạng chữ số hoặc chữ cái in bên dưới mã vạch, giúp con người có thể đọc, nhập tay hoặc đối chiếu khi cần.
- Chữ số kiểm tra (check digit): Là số cuối cùng được tính toán theo một thuật toán nhất định, dùng để kiểm tra xem dữ liệu trong mã vạch có bị sai trong quá trình in ấn hoặc nhập liệu hay không.
Nguyên lý hoạt động
Máy quét mã vạch sẽ hoạt động dựa trên nguyên lý quang học rất đơn giản như sau:
- Quét: Máy quét bắn ra một chùm tia sáng (thường là tia laser màu đỏ) vào mã vạch.
- Phản xạ: Các vạch đen sẽ hấp thụ ánh sáng, trong khi các khoảng trắng sẽ phản xạ ánh sáng lại.
- Chuyển đổi: Cảm biến trong máy quét nhận tín hiệu ánh sáng phản xạ đó và chuyển đổi thành tín hiệu điện (dạng số 0 và 1).
- Giải mã: Bộ giải mã (Decoder) dịch tín hiệu này thành các ký tự số hoặc chữ và truyền thẳng vào máy tính/phần mềm bán hàng ngay lập tức.
Ứng dụng phổ biến
Barcode được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực nhờ khả năng mã hóa và truy xuất thông tin nhanh, chính xác, hỗ trợ tự động hóa quy trình và giảm sai sót trong quản lý dữ liệu. Dưới đây là một số ứng dụng tiêu biểu:
- Bán lẻ: Thanh toán nhanh tại quầy
Trong ngành bán lẻ, mỗi sản phẩm đều được dán tem dán giá sản phẩm chứa thông tin về tên hàng, giá bán, đơn vị tính và đôi khi cả chương trình khuyến mãi. Khi nhân viên thu ngân quét barcode, dữ liệu sẽ tự động đẩy vào phần mềm POS, giúp tính tiền nhanh, hạn chế nhầm giá, rút ngắn thời gian chờ và dễ dàng tổng hợp doanh thu theo ca hoặc theo ngày.
- Kho hàng: Theo dõi hàng tồn, quản lý xuất nhập
Tại kho hàng, barcode được in lên các loại tem dán thùng carton để gắn cho từng mặt hàng, pallet hoặc vị trí kệ, giúp nhân viên dễ dàng quản lý nhập – xuất – chuyển kho. Nhờ đó, hệ thống luôn cập nhật tồn kho theo thời gian thực, giảm thất thoát, hỗ trợ kiểm kê nhanh và truy xuất được lịch sử di chuyển của từng lô hàng khi cần đối soát hoặc xử lý sự cố.
- Sản xuất: Quản lý linh kiện, bán thành phẩm, thành phẩm
Barcode thường gắn cho nguyên vật liệu, linh kiện, bán thành phẩm và thành phẩm cuối cùng để theo dõi xuyên suốt vòng đời sản phẩm. Việc quét mã tại từng công đoạn giúp doanh nghiệp nắm được tiến độ, kiểm soát số lượng, giảm nhầm lẫn và hỗ trợ truy xuất nguồn gốc khi có lỗi chất lượng. Đặc biệt trong ngành may mặc, mã vạch thường được tích hợp trực tiếp lên tem nhãn mác quần áo để kiểm soát vòng đời sản phẩm.
- Kiểm tra hàng: Phát hiện hàng giả, hàng nhái
Barcode còn được dùng như một lớp nhận diện giúp người bán và người mua kiểm tra thông tin sản phẩm, đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống hoặc cơ sở dữ liệu nhà sản xuất. Khi quét mã mà thông tin không khớp, không tồn tại hoặc trùng lặp bất thường thì có thể là hàng giả, hàng nhái. Từ đó hỗ trợ doanh nghiệp và người tiêu dùng trong việc truy xuất nguồn gốc và bảo vệ thương hiệu.
Các loại mã vạch phổ biến nhất hiện nay
Mã vạch hiện nay được chia thành hai nhóm chính: mã vạch 1D (tuyến tính) với các vạch song song, và mã vạch 2D (ma trận) với dạng ô vuông hoặc chấm điểm. Mỗi loại phù hợp với những nhu cầu dữ liệu và không gian in ấn khác nhau. Dưới đây là các loại được dùng phổ biến trong bán lẻ, logistics và sản xuất.
Mã vạch 1D (Tuyến tính)
Mã vạch 1D là dạng các vạch đen – trắng song song được in lên giấy in mã vạch chuyên dụng, mã hóa dữ liệu theo chiều ngang, thường dùng cho định danh sản phẩm và quản lý vận hành. Các loại mã vạch 1D phổ biến là:
- EAN-13 (European Article Number): Là chuẩn mã vạch sản phẩm được sử dụng rộng rãi trong bán lẻ toàn cầu, đặc biệt tại châu Âu, trong đó có Việt Nam. Mã gồm 13 chữ số, thường mã hóa thông tin quốc gia, doanh nghiệp, mã sản phẩm và một số kiểm tra, rất phù hợp gắn trên bao bì hàng tiêu dùng trong siêu thị và cửa hàng tiện lợi.
- UPC (Universal Product Code): Đặc biệt là UPC-A là chuẩn mã vạch bán lẻ phổ biến tại Bắc Mỹ, chủ yếu dùng ở Mỹ và Canada với 12 chữ số. Chức năng tương tự EAN-13 nhưng tối ưu cho hệ thống phân phối và bán lẻ của thị trường Bắc Mỹ, giúp định danh sản phẩm thống nhất trên toàn chuỗi cung ứng.
- Code 128 / Code 39: Đây là hai chuẩn mã vạch 1D cho phép mã hóa cả chữ và số, được dùng nhiều trong kho vận, vận chuyển và quản lý tài sản. Code 39 dễ đọc và linh hoạt nhưng mật độ dữ liệu thấp, còn Code 128 có mật độ cao, mã hóa được toàn bộ 128 ký tự ASCII nên rất được ưa chuộng trong logistics, nhãn kiện hàng và hệ thống theo dõi nội bộ.
Mã vạch 2D (Ma trận)
Mã vạch 2D lưu trữ dữ liệu theo cả chiều ngang và dọc, cho phép chứa nhiều thông tin hơn và có khả năng sửa lỗi tốt hơn. Có 2 loại mã vạch 2D phổ biến như sau:
- Mã qr code là gì: Đây là loại mã 2D dạng hình vuông gồm các điểm đen trắng, có khả năng chứa lượng dữ liệu lớn như văn bản, URL, thông tin liên hệ hay dữ liệu marketing. QR Code có thể quét ở nhiều góc độ khác nhau (360 độ), hỗ trợ cơ chế sửa lỗi và thường được dùng để dẫn link website, trang khuyến mãi, thanh toán điện tử hoặc truy xuất nguồn gốc sản phẩm qua điện thoại thông minh.
- Data Matrix: Là loại mã vạch 2D kích thước nhỏ dạng ma trận điểm, có thể mã hóa lượng thông tin tương đối lớn trên diện tích rất hạn chế. Data Matrix được dùng nhiều trên linh kiện điện tử, thiết bị y tế, bo mạch hoặc các chi tiết nhỏ trong công nghiệp.
Để hiểu rõ và dễ hình dung hơn sự khác biệt giữa mã vạch 1D và mã vạch 2D, bạn có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây:
|
Tiêu chí |
Mã vạch 1D (Barcode tuyến tính) |
QR Code (mã vạch 2D) |
|
Hình dạng |
Dãy vạch dọc đen trắng kéo dài |
Ô vuông dạng ma trận các điểm đen trắng |
|
Dung lượng dữ liệu |
Hạn chế, thường chỉ là mã sản phẩm hoặc vài chục ký tự |
Rất lớn, có thể chứa văn bản dài, URL, thông tin sản phẩm chi tiết |
|
Hướng quét |
Thường quét theo một chiều ngang, cần canh hướng đúng |
Quét đa hướng (gần 360 độ), dễ nhận diện từ nhiều góc |
|
Thiết bị quét |
Máy quét mã vạch 1D chuyên dụng, đầu đọc laser hoặc CCD |
Camera smartphone, máy quét 2D, thiết bị hình ảnh công nghiệp |
|
Ứng dụng điển hình |
Bán lẻ, kho bãi, nhãn sản phẩm truyền thống |
Marketing, thanh toán, liên kết web, truy xuất thông tin người dùng |
Ưu điểm khi sử dụng mã Barcode trong kinh doanh
Nếu bạn là chủ cửa hàng hay doanh nghiệp sản xuất, việc áp dụng barcode không còn là lựa chọn, mà là sự bắt buộc để tồn tại và mở rộng. Việc sử dụng barcode sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể:
- Tăng tốc độ thanh toán: Khách hàng không phải chờ nhân viên gõ tên từng sản phẩm. Một tiếng “bíp” chỉ mất chưa đầy 1 giây. Điều này mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng và sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
- Độ chính xác tuyệt đối: Con người nhập liệu trung bình sẽ sai 1 trên 300 ký tự. Với mã vạch, tỷ lệ lỗi là 1 trên 1.000.000 (một phần triệu). Từ đó giúp giảm độ sai xót đến mức tối đa, gần như không bị mắc lỗi khi làm việc.
- Quản lý tồn kho thời gian thực: Mỗi lần quét bán hàng là một lần kho được trừ tự động. Việc kiểm kho cuối tháng chỉ cần dùng các thiết bị như máy quét mã vạch barcode lướt qua kệ hàng, giúp tốc độ xử lý nhanh gấp 10 lần đếm tay. Điều này đảm bảo số liệu luôn được cập nhật nhanh chóng và chính xác theo thời gian thực.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm thất thoát hàng hóa do nhầm lẫn và giảm số lượng nhân viên thu ngân cần thiết. Từ đó doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.
Làm thế nào để đăng ký mã vạch cho sản phẩm?
Tùy theo nhu cầu mà bạn có thể làm mã vạch nội bộ hoặc mã vạch thương mại cho sản phẩm của mình.
Trường hợp 1: Mã vạch nội bộ
Nếu bạn chỉ dùng để quản lý kho trong cửa hàng, quán cafe của mình và không phân phối đi đâu khác thì có thể dùng mã vạch nội bộ:
- Cách làm: Tự tạo mã bằng phần mềm bán hàng hoặc các công cụ online miễn phí.
- Chi phí: 0 đồng.
- Lưu ý: Mã này mang ra thị trường sẽ không ai đọc được hoặc trùng lặp với người khác.
Trường hợp 2: Mã vạch thương mại (Lưu hành thị trường)
Để sản phẩm được gắn mã vạch hợp lệ và quét được trong siêu thị, hệ thống bán lẻ, doanh nghiệp cần đăng ký mã số mã vạch GS1 tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) hoặc các đơn vị được ủy quyền hỗ trợ thủ tục. Quy trình cơ bản gồm 4 bước chính sau.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Doanh nghiệp chuẩn bị một bộ hồ sơ theo mẫu quy định, gồm:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập tổ chức.
- Bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã số GTIN (mã sản phẩm).
- Phiếu đăng ký thông tin cho cơ sở dữ liệu GS1 Việt Nam và bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch theo mẫu.
Một số trường hợp nộp qua đơn vị dịch vụ, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ soạn hồ sơ, kê khai và tư vấn loại mã phù hợp (mã doanh nghiệp GS1, mã địa điểm GLN,…).
Bước 2: Đăng ký tài khoản và kê khai online
Theo hướng dẫn mới, doanh nghiệp cần tạo tài khoản và kê khai thông tin trên cổng thông tin mã số mã vạch của GS1 Việt Nam (vnpc.gs1.org.vn). Trên hệ thống, đơn vị lựa chọn loại mã đăng ký, khai báo thông tin doanh nghiệp và danh mục sản phẩm dự kiến sử dụng mã vạch.
Sau khi hoàn tất khai online, doanh nghiệp in hồ sơ từ hệ thống, ký đóng dấu để nộp bản giấy theo quy định.
Bước 3: Nộp hồ sơ và lệ phí
Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc gửi chuyển phát tới Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng địa phương. Doanh nghiệp đồng thời nộp phí cấp mã và phí duy trì mã số mã vạch năm đầu theo mức thu do Bộ Tài chính quy định (ví dụ Thông tư 232/2016/TT-BTC).
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo để doanh nghiệp bổ sung, chỉnh sửa trong thời hạn nhất định trước khi xử lý tiếp.
Bước 4: Nhận mã số tạm thời và chứng nhận chính thức
Khi hồ sơ và lệ phí đã đầy đủ, GS1 Việt Nam sẽ cấp mã số tạm thời và thông báo cho doanh nghiệp qua hệ thống hoặc email, thường trong khoảng 5–7 ngày làm việc. Doanh nghiệp có thể dùng mã này để thiết kế mẫu, đặt in tem nhãn mã vạch và gắn lên sản phẩm trong thời gian chờ cấp giấy chứng nhận chính thức.
Khoảng 1 tháng sau, nếu không có vướng mắc, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch, chính thức được sử dụng hệ mã GS1 để phát hành mã sản phẩm (GTIN) hợp lệ cho hàng hóa của mình. Việc đăng ký đúng chuẩn giúp mã vạch của sản phẩm có thể quét và nhận diện trong các hệ thống bán lẻ, kho vận và xuất khẩu trên phạm vi toàn cầu
Những thiết bị cần thiết để sử dụng Barcode
Để vận hành hệ thống mã vạch, bạn cần bộ 3 công cụ sau:
- Máy in mã vạch: Thiết bị này giúp doanh nghiệp tự in tem nhãn dán lên sản phẩm một cách linh hoạt và chuyên nghiệp.
- Máy quét mã vạch (Scanner): Tùy nhu cầu mà chọn loại có dây (giá rẻ) hoặc không dây/bluetooth (tiện lợi cho kho bãi).
- Phần mềm quản lý: Nơi xử lý dữ liệu và quản lý thông tin mã vạch. Nếu chỉ có máy quét mà không có phần mềm thì sẽ không thể làm việc và mang lại hiệu quả như mong muốn.
Hiện nay Thiên Thành là xưởng in tem nhãn và đơn vị chuyên cung cấp các loại máy in mã vạch, máy quét mã vạch chính hãng từ nhiều thương hiệu uy tín như Godex, Toshiba, Zebra, Agrox, TSC, Honeywell,…. Chúng tôi cam kết mọi sản phẩm đều có nguồn gốc rõ ràng với mức giá cạnh tranh nhất. Quý khách cần tư vấn và hỗ trợ hãy liên hệ trực tiếp với Thiên Thành theo hotline 097 1517 619.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Sau đây là giải đáp chi tiết một số câu hỏi thường gặp về mã barcode:
Cách kiểm tra mã vạch biết được hàng thật – hàng giả không?
Không hoàn toàn. Mã vạch rất dễ bị làm giả (photocopy). Việc check mã vạch ra thông tin sản phẩm chỉ chứng tỏ mã đó tồn tại trên hệ thống, không phải là bằng chứng thép để khẳng định hàng chính hãng.
Phần mềm quét mã vạch nào tốt nhất trên điện thoại?
Bạn có thể dùng Zalo (tích hợp sẵn quét QR/Barcode), iCheck Scanner hoặc Barcode Việt để kiểm tra thông tin nhanh chóng.
Trên đây là tổng hợp các thông tin chi tiết về mã vạch và cách sử dụng. Khi hiểu rõ bar code là gì, những ưu điểm và ứng dụng của nó sẽ giúp bạn làm việc nhanh và hiệu quả hơn. Hy vọng những chia sẻ trong bài sẽ hữu ích với bạn.
