EAN-13 là gì? Cấu trúc, ý nghĩa và hướng dẫn đăng ký

EAN-13 (viết tắt của European Article Number) là loại mã vạch tiêu chuẩn gồm 13 chữ số, được sử dụng trên toàn cầu để định danh các sản phẩm bán lẻ. Đây là biến thể phổ biến nhất của dòng mã GTIN (Global Trade Item Number) và được quản lý bởi tổ chức GS1. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cấu trúc, cách tính số kiểm tra và quy trình đăng ký mã số mã vạch chuẩn cho thương hiệu của mình.

Khái niệm EAN-13 là gì?

EAN-13 (mã EAN hay mã vạch EAN-13) là loại mã vạch tiêu chuẩn quốc tế gồm 13 chữ số, dùng để định danh duy nhất cho sản phẩm bán lẻ trên toàn cầu. Về bản chất, EAN-13 là dạng mã vạch tuyến tính (1D) được ứng dụng phổ biến tại điểm bán (POS), kho vận và các hệ thống quản lý hàng hóa.

Tiền thân của EAN-13 là hệ thống mã UPC (Universal Product Code) được phát triển tại Mỹ. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu thương mại quốc tế, hệ thống EAN ra đời và được quản lý bởi GS1 (Global Standards One) – tổ chức phi lợi nhuận toàn cầu về tiêu chuẩn mã số mã vạch.

Hiện nay, EAN-13 là mã vạch chuẩn của các máy quét mã vạch tại điểm bán hàng (POS). Khi máy quét đọc được mã EAN-13, hệ thống sẽ truy xuất ngay lập tức các thông tin: tên sản phẩm, giá bán, tồn kho… giúp quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng và thuận tiện nhất.

Cấu trúc và ý nghĩa của mã vạch EAN-13

Mã EAN-13 có cấu trúc rất chặt chẽ, bao gồm 4 phần chính được sắp xếp từ trái sang phải như sau:

Mã quốc gia (GS1 Prefix)

Gồm 2 – 3 chữ số đầu tiên của dãy mã vạch. Mã này không chỉ định nơi sản phẩm được sản xuất (Made in…), mà chỉ định tổ chức GS1 thành viên đã cấp mã cho doanh nghiệp đó. Tuy nhiên, trong đa số trường hợp, nó trùng với quốc gia xuất xứ thương hiệu.

Ví dụ: 

• Việt Nam: 893.
• Trung Quốc: 690 đến 699.
• Thái Lan: 885.
• Mỹ: 000 đến 139.

Mã doanh nghiệp (Manufacturer Code)

Tiếp theo là mã doanh nghiệp, gồm từ 4 – 6 chữ số. Mã này do tổ chức GS1 cấp riêng cho từng công ty khi họ đăng ký tham gia hệ thống. Không có hai doanh nghiệp nào có cùng một mã số doanh nghiệp trong cùng một quốc gia.

Mã sản phẩm (Product Code)

Đây là dãy số gồm 3 – 5 chữ số tiếp theo (tùy thuộc vào độ dài của mã doanh nghiệp). Doanh nghiệp có toàn quyền quy định mã này cho từng dòng sản phẩm của mình.

Ví dụ: Doanh nghiệp quy định 001 là Bánh quy bơ, 002 là Bánh quy sô-cô-la.

Lưu ý: Tổng độ dài của Mã doanh nghiệp + Mã sản phẩm phải luôn đảm bảo đủ số lượng ký tự để khi kết hợp với Mã quốc gia và Số kiểm tra, tổng thể phải tròn 13 số.

Số kiểm tra (Check Digit)

Là số cuối cùng (số thứ 13) ở bên phải. Con số này được tính toán dựa trên 12 số trước đó theo một thuật toán cố định. Mục đích của nó là để máy quét kiểm tra tính toàn vẹn của mã vạch. Nếu một mã vạch bị in mờ hoặc nhập sai một số, máy sẽ báo lỗi ngay lập tức nhờ con số này.

Phân biệt EAN-13 với UPC-A và EAN-8

EAN-13, UPC-A và EAN-8 đều là mã vạch 1D dùng cho bán lẻ, nhưng khác nhau về độ dài, khu vực sử dụng và phạm vi ứng dụng. Hiểu rõ sự khác biệt giúp bạn chọn đúng chuẩn mã vạch cho sản phẩm và thị trường mục tiêu.

Bảng so sánh nhanh EAN-13, UPC-A, EAN-8

Tiêu chí	EAN-13	UPC-A	EAN-8
Số chữ số	13 chữ số	12 chữ số	8 chữ số
Khu vực sử dụng chính	Toàn cầu (trừ Bắc Mỹ là phụ)	Mỹ, Canada	Toàn cầu trong hệ EAN
Vai trò	Mã bán lẻ chuẩn quốc tế	Mã bán lẻ chuẩn Bắc Mỹ	Mã rút gọn cho sản phẩm nhỏ
Cấu trúc cơ bản	Mã quốc gia, DN, SP, số kiểm tra	DN, SP, số kiểm tra	Mã quốc gia/vùng, SP rút gọn, số kiểm tra
Khả năng chuyển đổi	Nhận được UPC-A (superset)	Chuyển sang EAN-13 bằng thêm số 0	Không chuyển đổi sang EAN-13/UPC-A trực tiếp
Kích thước in	Dài, cần diện tích đủ	Tương đương EAN-13	Ngắn, phù hợp bề mặt nhỏ
Ứng dụng tiêu biểu	Hàng siêu thị, xuất khẩu	Hàng bán tại Mỹ/Canada	Kẹo, sản phẩm mini, bao bì rất nhỏ

Khác nhau về độ dài và cấu trúc

• EAN-13: Gồm 13 chữ số, thường bao gồm tiền tố mã quốc gia/vùng, mã doanh nghiệp, mã sản phẩm và 1 số kiểm tra ở cuối.
• UPC-A: Gồm 12 chữ số, chủ yếu gồm mã nhà sản xuất, mã sản phẩm và 1 số kiểm tra, không có phần mã quốc gia riêng như EAN-13.
• EAN-8: Gồm 8 chữ số, là phiên bản rút gọn của hệ EAN, dùng cho sản phẩm kích thước nhỏ, gồm mã quốc gia/vùng, mã sản phẩm rút gọn và 1 số kiểm tra.

Cùng là mã bán lẻ, nhưng EAN-13 mã hóa được nhiều thông tin hơn UPC-A và EAN-8 nhờ số lượng chữ số lớn hơn. EAN-8 lại đánh đổi lượng thông tin để lấy kích thước ngắn, phù hợp bề mặt in hạn chế.

Khác nhau về khu vực và phạm vi sử dụng

• EAN-13: Được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu (châu Âu, châu Á, nhiều nước khác) như chuẩn mặc định cho hàng hóa bán lẻ.
• UPC-A: Được dùng chủ yếu tại Mỹ và Canada trong ngành bán lẻ.
• EAN-8: Dùng trong hệ EAN giống EAN-13 nhưng áp dụng cho các mặt hàng rất nhỏ như kẹo, sản phẩm mini… khi không đủ chỗ in mã dài.

Nếu hàng hóa hướng tới thị trường toàn cầu (ngoài Bắc Mỹ), EAN-13 thường được ưu tiên đăng ký. Nếu sản phẩm chỉ lưu hành tại Mỹ/Canada, UPC-A là lựa chọn phổ biến, dễ tích hợp với hệ thống bán lẻ tại đó.

Khả năng chuyển đổi và tương thích

• EAN-13 và UPC-A: UPC-A có thể “nâng cấp” sang EAN-13 bằng cách thêm số 0 ở phía trước, tạo thành chuỗi 13 chữ số tương ứng. Điều này giúp mã UPC-A có thể dùng trong môi trường yêu cầu EAN-13 mà không làm sai thông tin sản phẩm.
• Ngược lại: Không thể chuyển mọi mã EAN-13 về UPC-A vì EAN-13 có 13 chữ số, khi rút xuống 12 chữ số sẽ làm mất hoặc sai lệch thông tin mã doanh nghiệp/mã sản phẩm.
• EAN-8: Không có cơ chế chuyển đổi trực tiếp, phải được quản lý như một mã riêng trong cơ sở dữ liệu.

Chính vì EAN-13 “bao trùm” được UPC-A nên thường được mô tả là “superset” của UPC-A, tức là EAN-13 có thể biểu diễn được mã UPC-A nhưng không phải ngược lại.

Khác nhau về kích thước in và ứng dụng thực tế

• EAN-13: Mã dài, phù hợp bao bì có diện tích in tương đối lớn (hầu hết hàng siêu thị: thực phẩm đóng gói, mỹ phẩm, đồ gia dụng…).
• UPC-A: Chiều dài mã vạch khi in tương đương EAN-13, hình thức rất giống, nên bằng mắt thường nhiều khi khó phân biệt, chủ yếu nhìn vào số chữ số bên dưới.
• EAN-8: Ngắn hơn đáng kể, chuyên dùng cho bề mặt nhỏ, giúp vẫn đảm bảo quét được mã mà không làm “vỡ” layout bao bì.

Trong thực tế, nhà sản xuất thường kết hợp yêu cầu thẩm mỹ của bao bì với yêu cầu kỹ thuật (khả năng quét, chuẩn thị trường) để quyết định dùng EAN-13, UPC-A hay EAN-8.

Cách tính số kiểm tra (Check Digit) trong EAN-13

Bạn muốn biết một mã vạch có hợp lệ hay không, hãy áp dụng quy tắc “Chẵn nhân 3, Lẻ nhân 1”. Giả sử chúng ta có 12 số đầu tiên và cần tìm số thứ 13 (gọi là C). Tính từ phải sang trái (không tính số C), các vị trí sẽ là Lẻ, Chẵn, Lẻ, Chẵn…

Bước 1: Cộng tất cả các số ở vị trí Lẻ (từ phải sang, tức là vị trí 12, 10, 8, 6, 4, 2 trong chuỗi gốc). Nhân tổng này với 3.

Bước 2: Cộng tất cả các số ở vị trí Chẵn (từ phải sang, tức là vị trí 11, 9, 7, 5, 3, 1).

Bước 3: Cộng kết quả của Bước 1 và Bước 2 lại với nhau. Gọi là Tổng S.

Bước 4: Lấy 10 trừ đi số dư của phép chia (Tổng S / 10).

• Nếu số dư là 0, thì Check Digit = 0.
• Nếu số dư khác 0, thì Check Digit = 10 – số dư.

Ví dụ: Mã 12 số đầu: 893456789012

• Tổng vị trí lẻ (nhân 3): (2+0+8+6+4+9) * 3 = 29 * 3 = 87
• Tổng vị trí chẵn: (1+9+7+5+3+8) = 33
• Tổng S = 87 + 33 = 120
• 120 chia hết cho 10 (dư 0).
• Vậy số kiểm tra là 0. Mã hoàn chỉnh: 8934567890120.

Tại sao doanh nghiệp bắt buộc cần mã EAN-13?

Nếu bạn kinh doanh nhỏ lẻ online, có thể bạn chưa thấy áp lực. Nhưng để doanh nghiệp lớn mạnh, mã EAN-13 là điều kiện bắt buộc:

• Đáp ứng yêu cầu kênh phân phối: Hầu hết siêu thị, chuỗi bán lẻ, kho vận chỉ nhận sản phẩm có mã số mã vạch chuẩn GS1 (thường là EAN-13) để đưa vào hệ thống. Nhờ EAN-13, hệ thống POS, kho, ERP quét – nhận diện – tính tiền – đối soát diễn ra tự động. Nếu không có mã chuẩn, hàng dễ bị từ chối hoặc khó quản lý.
• Tối ưu quản lý và tránh sai sót: EAN-13 giúp quét nhanh tại quầy, giảm nhập tay, giảm nhầm lẫn mã hàng, hỗ trợ kiểm kê và báo cáo chính xác hơn. Việc chuẩn hóa theo GTIN-13 của GS1 giúp hàng hóa được nhận diện thống nhất trong toàn chuỗi cung ứng.
• Tăng uy tín, hỗ trợ chống hàng giả: Mỗi mã EAN-13 gắn với doanh nghiệp đăng ký tại GS1, tạo niềm tin hơn so với hàng không có mã hoặc mã tự nghĩ. Dễ tích hợp với app tra cứu, hệ thống kiểm tra nguồn gốc để hạn chế hàng giả, hàng nhái.
• Gần như bắt buộc khi xuất khẩu và bán online: Nhiều nhà nhập khẩu, siêu thị quốc tế, sàn TMĐT yêu cầu mã GTIN/EAN-13 hợp lệ mới cho list sản phẩm. Có EAN-13 ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dễ kết nối các hệ thống bán hàng, kho, ERP, omnichannel về sau.

Hướng dẫn đăng ký mã số mã vạch EAN-13 tại Việt Nam

Để sở hữu đầu mã vạch EAN-13, doanh nghiệp cần đăng ký trực tiếp với cơ quan thẩm quyền, không nên mua trôi nổi trên mạng. Tại Việt Nam, đơn vị duy nhất quản lý và cấp mã số mã vạch là Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia (GS1 Vietnam), thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Về cơ bản, các bước đăng ký mã vạch EAN-13 như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm:

• Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch theo mẫu (do Bộ Khoa học và Công nghệ/GS1 Việt Nam ban hành).
• Phiếu đăng ký thông tin cho cơ sở dữ liệu GS1 (khai thông tin doanh nghiệp, lĩnh vực, liên hệ…).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập (tùy loại tổ chức).
• Danh mục sản phẩm dự kiến sử dụng mã số mã vạch (nếu được yêu cầu).
• Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho đơn vị dịch vụ/luật thực hiện hồ sơ).

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Hiện nay, hồ sơ đăng ký mã số mã vạch (trong đó có mã EAN-13) được nộp về:

Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia – GS1 Việt Nam, thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Bộ Khoa học và Công nghệ). Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp, gửi bưu điện hoặc thực hiện trực tuyến qua cổng đăng ký điện tử của GS1 Việt Nam (VNPC) khi được hướng dẫn.

Khi nộp trực tiếp cần mang theo bản chính để đối chiếu; khi gửi bưu điện phải dùng bản sao chứng thực hoặc bản sao y có ký tên theo quy định thủ tục hành chính.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ, nộp phí và cấp mã

Sau khi tiếp nhận, cơ quan đăng ký sẽ thẩm định hồ sơ trong thời hạn quy định. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu nộp phí đăng ký và phí duy trì sử dụng mã số mã vạch theo biểu phí do cơ quan nhà nước ban hành.

Quy trình gồm:

• Thẩm định hồ sơ đăng ký MSMV (EAN-13).
• Thông báo nộp phí đăng ký, phí duy trì năm đầu.
• Cấp mã số doanh nghiệp GS1 (mã GCP) tạm thời qua email/hệ thống để doanh nghiệp bắt đầu tạo mã EAN-13 gắn lên sản phẩm.
• Cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch sau khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính và kiểm tra thông tin (thường sau đó một khoảng thời gian nhất định).
• Giấy chứng nhận và mã số doanh nghiệp GS1 là căn cứ pháp lý để doanh nghiệp sử dụng mã EAN-13 hợp lệ trên sản phẩm tại Việt Nam và quốc tế.

Bước 4: Tạo mã EAN-13 cho từng sản phẩm và khai báo GS1

Sau khi được cấp mã doanh nghiệp, doanh nghiệp tự gán mã sản phẩm cụ thể trong dải số được phép để tạo thành mã EAN-13 đầy đủ cho từng mặt hàng. Cấu trúc EAN-13 của sản phẩm thường bao gồm: mã quốc gia (ví dụ 893 cho Việt Nam), mã doanh nghiệp, mã sản phẩm do doanh nghiệp quy định và 1 số kiểm tra.

Doanh nghiệp cần:

• Lập danh mục sản phẩm và mã GTIN-13 tương ứng.
• Gửi/khai báo danh sách mã sản phẩm cho GS1 Việt Nam theo yêu cầu (thông thường bằng biểu mẫu hoặc qua hệ thống).
• Thiết kế, in mã vạch EAN-13 trên bao bì, tem nhãn theo đúng quy định về kích thước, độ tương phản, vị trí in để máy quét đọc được.

Việc tuân thủ hướng dẫn in ấn và khai báo giúp mã EAN-13 của doanh nghiệp được chấp nhận trong hệ thống GS1 và quét ổn định trên thực tế.

Bước 5: Gia hạn và cập nhật thông tin mã vạch

Mã số mã vạch GS1 (bao gồm EAN-13) cần được duy trì hàng năm thông qua việc nộp phí duy trì theo quy định. Khi có thay đổi về thông tin doanh nghiệp, địa chỉ, hoặc danh mục mã sản phẩm, doanh nghiệp phải thông báo và cập nhật với GS1 Việt Nam theo mẫu hướng dẫn.

Nếu không gia hạn hoặc không cập nhật thông tin, mã số mã vạch có thể bị thu hồi hoặc không còn được công nhận trong hệ thống, gây ảnh hưởng đến việc phân phối sản phẩm.

Tóm lại, EAN-13 được xem là “chìa khóa” giúp sản phẩm được định danh trong hệ thống bán lẻ và chuỗi cung ứng toàn cầu. Khi hiểu đúng cấu trúc, cách đăng ký mã số mã vạch theo GS1, doanh nghiệp sẽ dễ dàng mở rộng kênh phân phối và nâng cao uy tín thương hiệu. Hãy đăng ký và sử dụng mã EAN-13 đúng chuẩn ngay từ đầu để quản lý sản phẩm hiệu quả và sẵn sàng cho kế hoạch phát triển dài hạn.