Hướng dẫn cách in tem mã vạch từ file Excel đơn giản, chi tiết

Tem nhãn, mã vạch được ứng dụng rất nhiều trong cuộc sống hiện nay với nhiều ngành nghề. Hiện nay, người dùng có thể dễ dàng in tem mã vạch theo ý muốn thông qua nhiều phần mềm, ứng dụng trong đó có Excel. Trong bài viết sau đây, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn hướng dẫn cách in tem mã vạch từ file Excel đơn giản và những lưu ý khi thực hiện.

Hướng dẫn cách in tem mã vạch từ file Excel đơn giản

Ngoài các dịch vụ in tem mã vạch bạn có thể tự in tem mã vạch từ file Excel sẽ gồm 4 bước như sau:

Bước 1: Kết nối máy in mã vạch và máy tính

Trước tiên, bạn cần kết nối máy in cùng máy tính. Quá trình kết nối này sẽ gồm hai bước quan trọng là: kết nối vật lý và cài đặt driver. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Kết nối vật lý

• Chọn loại cáp phù hợp: Máy in mã vạch thường hỗ trợ các kết nối USB, LAN hoặc RS-232. Hãy chọn loại cáp tương thích với cổng kết nối trên máy in và máy tính.
• Kết nối thiết bị: Cắm một đầu cáp vào máy in mã vạch, đầu còn lại kết nối với máy tính. Đảm bảo dây cáp chắc chắn để tránh gián đoạn trong quá trình sử dụng.

Cài đặt Driver

• Tải driver chính xác: Truy cập trang web chính thức của nhà sản xuất máy in, tìm kiếm driver tương thích với model máy in và hệ điều hành đang sử dụng.
• Tiến hành cài đặt: Chạy file driver đã tải và làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình cài đặt.

Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn có thể bắt đầu sử dụng máy in mã vạch để in tem nhãn một cách dễ dàng. 

Bước 2: Chọn máy in và khổ tem trên Excel

Sau khi kết nối máy in mã vạch với máy tính, bạn cần thiết lập in ấn trên Excel bằng cách tạo khổ tem mới trên driver máy in theo hướng dẫn sau:

Mở Control Panel > Chọn View devices and printers.

Nhấp chuột phải vào driver máy in mã vạch đang sử dụng (Ví dụ: Zebra ZT411) > Chọn Printing Preferences.

Trong cửa sổ mới, chọn tab Page Setup > Nhấn New.

Một cửa sổ khác sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn cần nhập thông tin khổ tem như sau:

• Name: Đặt tên cho khổ tem (VD: Tem 1).
• Label Size: Nhập chiều rộng (Width) và chiều cao (Height) của tem. Lưu ý đơn vị đo (mm hoặc cm) – hệ thống sẽ tự động chuyển đổi sang inch.

Sau đó nhấn OK để lưu thiết lập.

Mở file Excel, nhấn Ctrl + P hoặc vào File > Print.

Tại mục Printer, chọn máy in mã vạch vừa thiết lập (Ví dụ: Zebra ZT411).

Kiểm tra và đảm bảo Paper Size trùng khớp với khổ tem đã tạo. Nếu chưa đúng, hãy chọn lại trong danh sách khổ giấy.

Vào Page Setup > Chọn tab Margins.

Đặt tất cả thông số Top, Header, Left, Right, Bottom, Footer về 0 để đảm bảo nội dung in không bị lệch >> Nhấn OK để lưu thay đổi.

Sau khi thiết lập, quay lại trang tính Excel. Lúc này, trên trang tính sẽ xuất hiện các đường nét đứt tạo thành khung tem. Mỗi khung tương ứng với một tem nhãn, giúp bạn căn chỉnh nội dung in chính xác.

Bước 3: Tạo nội dung mã vạch

Việc tạo nội dung cho tem nhãn là bước quan trọng giúp tem có đầy đủ thông tin cần thiết. Nội dung này có thể bao gồm chữ, số, mã vạch, logo và ký hiệu được thiết kế phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Tạo nội dung chữ, số trên tem nhãn

Bạn có thể nhập trực tiếp chữ và số vào các ô trên trang tính Excel giống như soạn thảo văn bản thông thường.

Ví dụ nội dung cần nhập là:

• Tên sản phẩm, mã hàng
• Thông tin liên hệ, ngày sản xuất, hạn sử dụng
• Thành phần, hướng dẫn sử dụng,…

Tránh để nội dung tràn qua ô kích thước khác, vì điều này có thể khiến thông tin bị in lệch hoặc mất chữ.

Tạo mã vạch trên Excel

Để tạo mã vạch, trước tiên bạn cần tải và cài đặt font chữ mã vạch phù hợp.

Cách thực hiện như sau:

• Tải font mã vạch tương ứng với loại mã cần tạo (VD: Code 39, Code 128).
• Giải nén file vừa tải bằng cách nhấp chuột phải > Chọn Extract file.
• Mở thư mục đã giải nén, nhấp chuột phải vào file font > Chọn Install để cài đặt.

Tạo mã vạch trên Excel:

• Nhập nội dung cần mã hóa vào ô Excel.
• Chọn ô vừa nhập, tìm và áp dụng font chữ mã vạch (VD: Code 128).
• Nội dung sẽ tự động chuyển thành dạng mã vạch có thể quét được.

Đối với các loại mã vạch khác, bạn chỉ cần tải và cài đặt đúng font chữ tương ứng.

Chèn logo và ký hiệu đặc biệt

Chèn logo vào tem nhãn: Chọn ô Excel muốn chèn logo >> Vào tab Insert > Chọn Pictures >> Tải lên file logo có sẵn từ máy tính.

Thêm ký hiệu đặc biệt: Chọn ô Excel muốn thêm ký hiệu >> Vào tab Insert > Chọn Symbol.

Tìm kiếm ký hiệu mong muốn, nhấn Insert để thêm vào ô.

Nhấn X để đóng cửa sổ Symbol.

Bước 4: Tiến hành in ấn

Sau khi hoàn tất thiết kế nội dung tem nhãn, bạn có thể tiến hành in trực tiếp từ Excel theo các bước sau:

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P hoặc vào tab File > Chọn Print.
• Tại mục Copies, chọn in thử một vài tem để kiểm tra bố cục, vị trí nội dung và chất lượng in.
• Nếu bản in thử đạt yêu cầu, tiến hành in toàn bộ tem nhãn.

• Nếu tem nhãn bị lệch hoặc cần căn chỉnh lề để phù hợp hơn với kích thước tem, bạn có thể điều chỉnh trong mục Margins.

Lỗi thường gặp khi in tem mã vạch từ file Excel và cách khắc phục

Cách in tem mã vạch từ file Excel được áp dụng khá phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện người dùng có thể gặp phải một số lỗi như sau:

Lỗi mất số 0 đầu dòng trong mã vạch

Nguyên nhân: Excel tự động định dạng các số bắt đầu bằng “0” thành số nguyên, dẫn đến việc mất số 0 đầu dòng (ví dụ: 001234 thành 1234).

Cách khắc phục:

• Định dạng cột chứa mã vạch thành Text trước khi nhập dữ liệu: Nhấp chuột phải vào cột, chọn Format Cells, sau đó chọn Text1.
• Sử dụng dấu nháy đơn ‘ trước mã vạch (ví dụ: ‘001234) để giữ nguyên số 0 đầu dòng.

Lỗi không hiển thị đúng phông chữ mã vạch

Nguyên nhân: Font chữ mã vạch không được cài đặt hoặc bị lỗi.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra và cài đặt đúng font chữ mã vạch (như Code39, Code128).
• Nếu font bị lỗi sau khi cập nhật Office, hãy gỡ bỏ và cài đặt lại font hoặc kiểm tra tính tương thích của phiên bản Office.

Lỗi không quét được mã vạch

Nguyên nhân:

• Thiếu ký tự bắt đầu/kết thúc hoặc ký tự kiểm tra (check digit) trong mã vạch.
• Kích thước mã vạch không phù hợp với máy quét.

Cách khắc phục:

• Đảm bảo mã vạch có ký tự bắt đầu/kết thúc đúng định dạng (ví dụ: * cho Code39).
• Điều chỉnh kích thước mã vạch theo khuyến nghị của máy quét, thường là từ 12 – 24 điểm.

Lỗi in sai kích thước hoặc chất lượng mã vạch

Nguyên nhân:

• Cài đặt máy in không chính xác.
• Không hiệu chỉnh máy in trước khi in.

Cách khắc phục:

• Hiệu chỉnh máy in trước khi sử dụng (calibration).
• Kiểm tra và điều chỉnh độ phân giải máy in để đảm bảo chất lượng in rõ nét.

Lỗi viền hoặc đường kẻ làm hỏng mã vạch

Nguyên nhân: Excel tự động thêm viền hoặc đường kẻ lưới xung quanh mã vạch, làm ảnh hưởng đến khả năng quét.

Cách khắc phục:

• Tắt đường kẻ lưới trong Excel trước khi in: Vào tab View và bỏ chọn Gridlines.
• Đảm bảo vùng yên tĩnh (Quiet Zone) ở hai đầu mã vạch không bị che khuất bởi viền hoặc đồ họa.

Lỗi không in được mã vạch từ excel online

Nguyên nhân: Excel Online không hỗ trợ đầy đủ các tính năng như phiên bản ứng dụng trên máy tính.

Cách khắc phục:

• Sử dụng phiên bản Excel trên máy tính để đảm bảo khả năng hiển thị và in đúng định dạng.
• Kiểm tra kích thước trang in và thiết lập lại nếu cần.

In tem mã vạch từ file Excel là một phương pháp đơn giản, tiện lợi và tiết kiệm chi phí, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình in diễn ra suôn sẻ, bạn cần chú ý đến việc cài đặt font mã vạch, định dạng dữ liệu, thiết lập máy in cũng như khắc phục các lỗi thường gặp. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên, bạn đã biết cách in tem mã vạch từ file Excel nhanh chóng.