EAN code là gì? Khái niệm, cấu trúc, cách đăng ký EAN nhanh

EAN code (European Article Number) là mã số tiêu chuẩn quốc tế dùng để nhận dạng duy nhất từng sản phẩm bán lẻ, thường được thể hiện dưới dạng mã vạch để máy quét đọc nhanh và chính xác. Mã EAN giúp doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu hàng hóa, hỗ trợ quản lý kho, kiểm kê, truy xuất mã vạch sản phẩm là gì để biết nguồn gốc và thanh toán tại điểm bán (POS) hiệu quả hơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ giúp bạn hiểu rõ EAN code là gì, phân biệt với các loại mã khác và cách đăng ký mã EAN nhanh, chuẩn.

Ean code là gì?

EAN code (European Article Number) là mã vạch quốc tế dùng để nhận dạng từng sản phẩm trong hệ thống phân phối toàn cầu, thường được in dưới dạng mã vạch 1D trên bao bì hàng hóa. Mỗi mã EAN tương ứng với một sản phẩm, một nhà sản xuất và một hình thức đóng gói cụ thể. Qua đó giúp các bên trong chuỗi cung ứng (nhà sản xuất, nhà phân phối, siêu thị, sàn thương mại điện tử…) quét và truy xuất thông tin sản phẩm một cách tự động.

Tiền thân của EAN là mã UPC (Universal Product Code) được phát triển tại Mỹ vào những năm 1970. Tuy nhiên, khi nhu cầu giao thương quốc tế mở rộng, hệ thống UPC 12 số không còn đủ đáp ứng cho các quốc gia ngoài Bắc Mỹ.

Do đó, EAN (European Article Number) ra đời tại Châu Âu, bổ sung thêm chữ số để định danh quốc gia. Ngày nay, tổ chức GS1 (Global Standards 1) là đơn vị duy nhất quản lý và cấp phát mã vạch các nước trên toàn cầu. Dù tên gọi vẫn là EAN nhưng thực chất nó đã trở thành tiêu chuẩn quốc tế.

Vai trò “xương sống” trong chuỗi cung ứng, mã EAN đóng vai trò cốt lõi trong 3 hoạt động chính:

• Thanh toán tại điểm bán (POS): Giúp thu ngân tính tiền chính xác trong vài giây bằng máy quét mã vạch, loại bỏ sai sót do nhập liệu thủ công.
• Quản lý kho vận: Hỗ trợ quét mã nhập/xuất kho, check in mã vạch và kiểm kê hàng hóa tự động hóa hoàn toàn.
• Truy xuất nguồn gốc: Người tiêu dùng có thể quét mã để biết sản phẩm đến từ quốc gia nào, doanh nghiệp nào sản xuất, đảm bảo tính minh bạch.

Cấu trúc và phân loại mã EAN phổ biến

Hệ thống EAN không chỉ có một loại, nhưng phổ biến nhất trong bán lẻ là hai dạng sau:

• EAN-13 (Standard): Gồm 13 chữ số, được sử dụng cho đại đa số các mặt hàng bán lẻ trên thế giới (trừ sách báo vốn dùng mã ISBN).
• EAN-8: Đây là phiên bản rút gọn chỉ gồm 8 chữ số. Mã này được thiết kế dành riêng cho các gói hàng có kích thước quá nhỏ (như thỏi son, gói kẹo cao su, bao thuốc lá…) với diện tích bề mặt không đủ để in mã EAN-13 rõ nét.

Mã EAN-13

Mã EAN-13 là loại mã vạch bạn thấy trên 90% hàng hóa tiêu dùng (FMCG), in tem quần áo, điện tử… Cấu trúc của EAN-13 gồm 13 chữ số, được chia làm 4 phần rõ rệt:

• Mã quốc gia (GS1 Prefix): 2 đến 3 số đầu tiên. Đây là dấu hiệu nhận biết sản phẩm được đăng ký tại nước nào. Ví dụ: Việt Nam là 893, Trung Quốc là 690-699, Mỹ là 000-139.
• Mã doanh nghiệp (Manufacturer Code): 4 đến 6 số tiếp theo. Dãy số này do tổ chức GS1 cấp riêng cho từng doanh nghiệp. Không có hai doanh nghiệp nào có mã giống nhau.
• Mã mặt hàng (Product Code): 3 đến 5 số tiếp theo. Doanh nghiệp tự quy định dãy số này cho từng dòng sản phẩm của mình (ví dụ: Áo size M màu đỏ là 001, màu xanh là 002).
• Số kiểm tra (Check Digit): Số cuối cùng (số thứ 13). Con số này được tính toán dựa trên 12 số trước đó theo một thuật toán đặc biệt để đảm bảo máy quét đọc đúng mã.

Mã EAN-8

Với các sản phẩm có kích thước bao bì quá nhỏ (như thỏi son, bút bi, gói kẹo cao su) không đủ chỗ in mã EAN-13, người ta sử dụng EAN-8. Cấu trúc mã EAN-8 chỉ gồm 8 chữ số:

• Mã quốc gia (GS1 Prefix): 3 chữ số đầu. Đây là tiền tố do tổ chức GS1 quốc tế cấp cho từng quốc gia hoặc vùng lãnh thổ (ví dụ: 893 cho Việt Nam, 00–09 cho Mỹ, 490–499 cho Nhật Bản).
• Mã mặt hàng (Product Code): 4 chữ số tiếp theo. Là đoạn do tổ chức cấp mã (hoặc doanh nghiệp được cấp mã) tự quản lý, dùng để phân biệt từng sản phẩm cụ thể.
• Số kiểm tra (Check Digit): 1 chữ số cuối giúp kiểm tra mã có bị sai khi in, quét hoặc nhập tay.

Lưu ý: Để sử dụng mã này, bạn cần xin giấy phép đặc biệt từ GS1 chứng minh bao bì sản phẩm không đủ diện tích in mã chuẩn.

Phân biệt EAN Code với các loại mã khác

EAN Code, UPC và SKU đều là những mã số liên quan đến sản phẩm, nhưng chúng khác nhau về nguồn gốc, chuẩn, phạm vi sử dụng và mục đích chính trong quản lý hàng hóa. Dưới đây là cách phân biệt chi tiết:

EAN Code và UPC

• EAN Code (European Article Number) là mã vạch tiêu chuẩn quốc tế, phổ biến tại châu Âu và nhiều nước trên thế giới, bao gồm cả Việt Nam. Dạng phổ biến nhất là EAN-13 gồm 13 chữ số, được dùng để nhận dạng sản phẩm bán lẻ trên toàn cầu.
• UPC (Universal Product Code) là mã vạch tiêu chuẩn của Bắc Mỹ (Mỹ, Canada), có dạng UPC-A gồm 12 chữ số, dùng để nhận diện sản phẩm trên thị trường Mỹ.

Giống nhau:

• Cả EAN và UPC đều là mã vạch 1D dùng để quét tại quầy thanh toán (POS), quản lý hàng tồn kho, kiểm kê và bán hàng trên sàn TMĐT.
• Đều nằm trong hệ thống mã quốc tế GS1 và được công nhận lẫn nhau: nhiều máy quét ở Mỹ có thể đọc được EAN-13 và ở châu Âu có thể xử lý UPC-A.
• Cấu tạo tương tự: có mã nhà sản xuất, mã mặt hàng, mã hệ thống và số kiểm tra.

Khác nhau:

Tiêu chí	EAN Code (EAN-13)	UPC (UPC-A)
Số chữ số	13 chữ số	12 chữ số
Khu vực phổ biến	Châu Âu, Việt Nam, nhiều nước trên thế giới	Bắc Mỹ (Mỹ, Canada)
Tiền tố	Có mã quốc gia (ví dụ: 893 cho Việt Nam)	Không có mã quốc gia riêng, mã hệ thống (6–7 chữ số đầu)
Tương thích	Có thể dùng tại Bắc Mỹ nếu cấu hình đúng	Có thể dùng tại châu Âu, nhưng một số hệ thống yêu cầu chuyển đổi sang EAN-13

Về cơ bản, EAN-13 có thể coi là phiên bản mở rộng của UPC-A, thêm mã quốc gia để quản lý hàng hóa toàn cầu. Nhiều doanh nghiệp Việt Nam sản xuất hàng xuất khẩu thường đăng ký cả UPC lẫn EAN để sử dụng linh hoạt trên cả thị trường Mỹ và thị trường quốc tế.

EAN Code và SKU

• EAN Code là mã tiêu chuẩn quốc tế, do tổ chức GS1 cấp và duy nhất trên toàn cầu cho một sản phẩm, một nhà sản xuất, một phiên bản bao bì.
• SKU (Stock Keeping Unit) là mã hàng nội bộ, do chính doanh nghiệp hoặc nhà bán lẻ tự tạo để quản lý nhãn mác hàng hóa là gì trong kho, hệ thống nội bộ, không phải là mã vạch quốc tế.

Khác nhau:

Tiêu chí	EAN Code	SKU (Stock Keeping Unit)
Loại mã	Mã quốc tế, có định dạng chuẩn (EAN-13, EAN-8)	Mã nội bộ, không có chuẩn chung, có thể tùy chỉnh theo doanh nghiệp
Ai tạo ra	Tổ chức GS1 (cấp chính thức) hoặc đơn vị ủy quyền	Doanh nghiệp, nhà bán lẻ tự đặt
Số lượng trên 1 sản phẩm	1 mã duy nhất toàn cầu	1 sản phẩm có thể có nhiều SKU khác nhau (theo nhà bán lẻ, chi nhánh, kho)
Nội dung mã	Chủ yếu là số, theo cấu trúc mã quốc gia, mã doanh nghiệp, mã sản phẩm, số kiểm tra	Thường gồm cả chữ và số, có thể chứa: màu sắc, kích cỡ, vật liệu, năm, kho, chi nhánh (ví dụ: AO1-DO-XL-2026-HN)
Mục đích	Dùng để quét tại quầy bán hàng, trên sàn TMĐT, logistics, nhận diện sản phẩm toàn cầu	Dùng để quản lý kho, tồn kho, phân loại, theo dõi doanh số theo nội bộ doanh nghiệp

Tại sao doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng EAN Code?

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ thường coi nhẹ việc đăng ký mã số mã vạch vì ngại chi phí. Tuy nhiên, đây là tư duy sai lầm giới hạn sự phát triển của bạn. Việc sử dụng EAN code sẽ mang đến nhiều lợi ích về lâu dài như sau:

“Vé thông hành” vào các nền tảng lớn

• Thương mại điện tử: Amazon, eBay, Google Shopping, Alibaba đều yêu cầu trường thông tin “Product ID” (GTIN/EAN) là bắt buộc. Nếu không có, sản phẩm của bạn sẽ không được hiển thị hoặc bị đánh giá thấp về độ uy tín.
• Kênh bán lẻ hiện đại (MT): Bạn không thể đưa hàng vào các siêu thị hay chuỗi cửa hàng tiện lợi (thường dùng tem cân siêu thị) nếu trên bao bì không in mã vạch chuẩn. (ví dụ: Coopmart, Winmart, Aeon Mall) hay các chuỗi cửa hàng tiện lợi nếu trên bao bì không in mã vạch chuẩn.

Tự động hóa và chính xác

Hãy tưởng tượng việc nhập kho 1.000 sản phẩm bằng cách gõ tay tên từng món so với việc dùng máy quét “bíp” một cái. EAN giúp:

• Tiết kiệm 80% thời gian kiểm kê.
• Loại bỏ lỗi nhập liệu thủ công.
• Thanh toán nhanh chóng, tránh ùn tắc tại quầy thu ngân.

Tăng uy tín thương hiệu

Người tiêu dùng ngày càng thông minh. Họ sử dụng các ứng dụng như iCheck hay Barcode Việt để quét sản phẩm. Một sản phẩm quét ra đầy đủ thông tin doanh nghiệp chính chủ sẽ tạo niềm tin gấp nhiều lần so với sản phẩm “vô danh”.

Tối ưu SEO và hiển thị tìm kiếm

Các công cụ tìm kiếm như Google cực kỳ ưu tiên các sản phẩm có mã định danh rõ ràng (GTIN). Khi người dùng tìm kiếm chính xác một sản phẩm, Google sẽ dùng mã EAN để đối chiếu và hiển thị kết quả mua sắm chính xác nhất, giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi cho gian hàng của bạn.

Hướng dẫn đăng ký và tạo EAN code hợp lệ

Nếu bạn xác định kinh doanh lâu dài và xây dựng thương hiệu (Private Label), hãy làm đúng ngay từ đầu. Tại Việt Nam, đơn vị duy nhất cấp mã số mã vạch chính ngạch là Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia (NBC) thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, đại diện cho GS1 Việt Nam.

Cách đăng ký EAN code

Về cơ bản, cách đăng ký EAN code sẽ gồm các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc hộ kinh doanh (có công chứng, chứng thực).
• Bản kê danh mục sản phẩm sẽ dùng mã EAN (tên sản phẩm, mã sản phẩm nội bộ, xuất xứ, hình ảnh sản phẩm nếu có).
• Biểu mẫu đăng ký mã số mã vạch (theo mẫu GS1 Việt Nam).

Bước 2: Thực hiện thủ tục đăng ký

Doanh nghiệp có thể đăng ký theo 2 cách:

• Tự đăng ký trên hệ thống trực tuyến của GS1 Việt Nam tại trang https://vnpc.gs1.gov.vn/.
• Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Trung tâm Mã số mã vạch Quốc gia hoặc qua bưu điện (áp dụng cả doanh nghiệp tại Hà Nội, TP.HCM, các tỉnh thành).

Bước 3: Nộp phí và nhận mã tạm thời

Sau khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp nộp phí đăng ký theo quy định hiện hành:

• Phí đăng ký mã doanh nghiệp GS1 (cho mã EAN-13): khoảng 1.000.000 VNĐ (một lần, tùy quy mô).
• Phí duy trì hằng năm (niên phí): khoảng 500.000 VNĐ/năm (tùy gói dịch vụ và số lượng mã).

Sau khi nộp phí, doanh nghiệp được cấp:

• Mã doanh nghiệp (GCP – GS1 Company Prefix) làm mã nhà sản xuất.
• Mã số mã vạch (EAN-13, EAN-8) tạm thời để sử dụng ngay trên sản phẩm.

Bước 4: Kê khai sản phẩm & nhận giấy chứng nhận

Doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống GS1 Việt Nam (https://gs1vn.org.vn) để kê khai chi tiết thông tin sản phẩm ứng với từng mã EAN đã được cấp (tên, mã GTIN, hình ảnh, thông tin thương hiệu, xuất xứ…).

Sau khi hoàn thành kê khai và kiểm tra, cơ quan chức năng cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch, có giá trị pháp lý trên toàn quốc.

Lưu ý:

• Mã EAN là mã toàn cầu: Mỗi mã vạch EAN (EAN-13, EAN-8) gắn với một sản phẩm duy nhất. Do đó mã này phải được in rõ ràng, đúng định dạng để máy quét đọc được.
• Không tự ý thay đổi mã doanh nghiệp: Mã doanh nghiệp (phần đầu mã EAN) do GS1 cấp, không được tự ý sửa thành mã của nước khác, vì sẽ vi phạm quy định và không được công nhận trên sàn TMĐT, siêu thị.
• Không dùng lại mã đã hủy: Mã vạch đã bị hủy hoặc không còn hiệu lực không được tái sử dụng cho sản phẩm khác, vì có thể gây lỗi trùng mã toàn cầu.

Cách tạo mã vạch EAN để in ấn

Sau khi đã có mã EAN hợp lệ (EAN-13, EAN-8) do GS1 cấp hoặc tự tạo đúng chuẩn GTIN, bạn có thể tạo mã vạch barcode online hoặc sử dụng các máy in mã vạch chuyên dụng để in lên bao bì, tem nhãn bằng các cách sau:

Cách 1: Dùng công cụ online

• Truy cập trang tạo mã EAN-13/EAN-8 (ví dụ: Aspose Barcode, Barcode.tec-it, Online Tool Center).
• Chọn loại mã EAN (EAN-13 hoặc EAN-8).
• Nhập đúng dãy số GTIN (13 hoặc 8 chữ số).
• Tạo mã vạch, tải về dạng ảnh (PNG, SVG, EPS) để chèn vào thiết kế in.

Cách 2: Dùng phần mềm mã vạch chuyên nghiệp

• Dùng phần mềm chuyên dụng: phần mềm in mã vạch bartender, LabelJoy, NiceLabel, POS/ERP có chức năng in mã vạch.
• Thiết lập template tem nhãn, nối với danh sách mã EAN.
• Cài đặt máy in tem, in thử và kiểm tra mã bằng máy quét.

Cách 3: Dùng Word, Excel + Font mã vạch 

• Cài font mã vạch (EAN-13, Barcode Font…) vào máy.
• Mở Word/Excel, chọn font mã vạch, nhập đúng mã EAN (không khoảng trắng, ký tự phụ) → sẽ hiển thị thành mã vạch.
• Chèn mã vạch vào thiết kế tem and in ra giấy decal, kraft hoặc dán lên sản phẩm.

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

Sau đây là giải đáp chi tiết một số câu hỏi thường gặp về EAN code:

Có thể tự tạo mã EAN bằng Excel để dùng nội bộ không?

Được. Nếu bạn chỉ dùng để quản lý kho nội bộ và không bán ra thị trường bên ngoài, bạn có thể tự quy ước mã. Tuy nhiên, mã này sẽ vô dụng khi đưa hàng ra siêu thị hoặc xuất khẩu.

Làm sao để kiểm tra mã EAN thật hay giả?

Cách chính xác nhất là tra cứu trên trang GEPIR của tổ chức GS1 toàn cầu. Ngoài ra, tại Việt Nam, bạn có thể dùng app iCheck hoặc Scan & Check (app chính thức của GS1 Việt Nam).

Làm thế nào để chuyển đổi UPC sang EAN? 

Rất đơn giản, bạn chỉ cần thêm số 0 vào trước dãy số UPC 12 chữ số. Ví dụ: UPC là 123456789012 thì EAN tương ứng sẽ là 0123456789012.

Có thể thấy, EAN code không chỉ là những sọc đen trắng trên bao bì mà là “ngôn ngữ chung” của thương mại toàn cầu. Việc hiểu và áp dụng đúng mã E sẽ giúp sản phẩm của bạn lưu thông mượt mà từ kho hàng đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Hy vọng những thông tin trong bài sẽ hữu ích với bạn.