Trang chủ
Mã vạch đang trở thành công cụ không thể thiếu trong quản lý hàng hóa và truy xuất nguồn gốc sản phẩm tại nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam. Việc đăng ký và sử dụng mã vạch đúng cách không chỉ đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, mà còn nâng cao uy tín trên thị trường trong nước và quốc tế. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký, tra cứu và ứng dụng mã vạch Việt Nam một cách hiệu quả nhất.
Mã vạch Việt Nam là bao nhiêu?
Mã vạch (barcode) là một chuỗi các vạch đen và khoảng trắng song song được sắp xếp theo một quy tắc mã hóa nhất định để thể hiện thông tin dưới dạng máy quét có thể đọc được. Thông thường, mã vạch đi kèm với một dãy số nằm bên dưới, gọi là mã số mã vạch (MSMV).
Mã số mã vạch được sử dụng để định danh duy nhất cho các đối tượng như sản phẩm, dịch vụ, tổ chức hoặc địa điểm. Việc sử dụng mã vạch giúp tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu, nâng cao hiệu quả trong quản lý kho, bán hàng, vận chuyển và truy xuất nguồn gốc sản phẩm.
Trong hệ thống mã vạch quốc tế GS1, mỗi quốc gia được cấp một mã quốc gia gồm 3 chữ số đầu tiên trong dãy mã vạch. Mã quốc gia của Việt Nam là “893”. Điều này có nghĩa là bất kỳ sản phẩm nào có mã vạch bắt đầu bằng “893” đều được xác định là sản phẩm có nguồn gốc từ Việt Nam.
Cấu trúc của mã vạch EAN-13 phổ biến tại Việt Nam là: 893 MMMMMM XXX C
Trong đó:
- 893: Mã quốc gia Việt Nam.
- MMMMMM: Mã doanh nghiệp, được GS1 Việt Nam cấp cho từng doanh nghiệp.
- XXX: Mã sản phẩm, do doanh nghiệp tự phân định cho từng loại sản phẩm.
- C: Số kiểm tra, được tính toán dựa trên 12 chữ số trước đó để đảm bảo tính chính xác của mã vạch.
Việc sử dụng mã vạch với mã quốc gia “893” giúp doanh nghiệp Việt Nam khẳng định nguồn gốc sản phẩm, thuận tiện trong việc phân phối hàng hóa trong nước và quốc tế. Đồng thời đáp ứng các yêu cầu về truy xuất nguồn gốc và quản lý chuỗi cung ứng
Lợi ích khi sử dụng mã vạch Việt Nam
Việc sử dụng mã vạch Việt Nam sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp, người tiêu dùng và cơ quan quản lý nhà nước. Cụ thể:
Đối với doanh nghiệp
- Quản lý hàng hóa hiệu quả, hiện đại hóa quy trình: Giúp doanh nghiệp kiểm soát dễ dàng từng dòng sản phẩm từ nhập kho, xuất kho cho đến bán ra thị trường. Việc kiểm kê, thống kê hàng hóa sẽ nhanh chóng, chính xác hơn, hạn chế tối đa sai sót.
- Tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất: Doanh nghiệp giảm được chi phí nhân sự và thời gian xử lý công việc, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận.
- Nâng cao uy tín thương hiệu, tạo điều kiện mở rộng thị trường: Thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch của doanh nghiệp, tăng niềm tin với khách hàng và đối tác. Đặc biệt, mã vạch là yêu cầu bắt buộc khi đưa sản phẩm vào siêu thị, trung tâm thương mại hoặc xuất khẩu ra nước ngoài.
- Hỗ trợ chống hàng giả, hàng nhái: Giúp doanh nghiệp quản lý nguồn gốc sản phẩm, dễ phát hiện và ngăn chặn hàng giả, hàng nhái, bảo vệ thương hiệu trên thị trường.
Đối với người tiêu dùng
- Dễ dàng kiểm tra xuất xứ, thông tin sản phẩm: Người tiêu dùng chỉ cần quét mã vạch là có thể tra cứu nguồn gốc, xuất xứ, thành phần, giá cả và các thông tin liên quan đến sản phẩm. Điều này giúp họ yên tâm hơn khi lựa chọn hàng hóa.
- Bảo vệ quyền lợi, phòng tránh hàng giả: Dễ dàng phát hiện hàng giả, hàng nhái, đảm bảo quyền lợi khi mua sắm và sử dụng sản phẩm chính hãng.
- Tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm: Giúp quá trình thanh toán nhanh chóng, chính xác, giảm thời gian chờ đợi tại quầy thu ngân, hạn chế sai sót khi nhập liệu thủ công.
Đối với cơ quan quản lý nhà nước
- Tăng cường hiệu quả quản lý thị trường: Giúp cơ quan quản lý dễ dàng kiểm soát nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa lưu thông trên thị trường. Từ đó phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hàng lậu, hàng giả, hàng không rõ nguồn gốc.
- Hỗ trợ công tác kiểm tra, giám sát và truy xuất nguồn gốc: Hỗ trợ truy xuất nhanh lịch sử sản xuất, vận chuyển, phân phối sản phẩm, nâng cao hiệu quả trong công tác kiểm tra, giám sát chất lượng và an toàn thực phẩm.
- Đáp ứng yêu cầu quản lý hiện đại, hội nhập quốc tế: Sử dụng mã vạch là xu hướng toàn cầu, giúp Việt Nam nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng các quy định về truy xuất nguồn gốc trong xuất nhập khẩu. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho hàng hóa Việt Nam tiếp cận thị trường quốc tế.
Các loại mã vạch Việt Nam phổ biến
Mã vạch là công cụ không thể thiếu trong quản lý sản phẩm, hàng hóa tại Việt Nam hiện nay. Dưới đây là các loại mã vạch phổ biến nhất:
Mã vạch EAN-13 và EAN-8
Tại Việt Nam, hai loại mã vạch phổ biến nhất là EAN-13 và EAN-8, thuộc hệ thống mã số mã vạch GS1 quốc tế.
- Mã vạch EAN-13: Là loại mã vạch tiêu chuẩn quốc tế, được sử dụng rộng rãi nhất tại Việt Nam cho các sản phẩm tiêu dùng, thực phẩm, đồ uống, mỹ phẩm, thiết bị điện tử, v.v. Cấu trúc gồm 13 chữ số, trong đó 3 số đầu là mã quốc gia (ví dụ: 893 cho Việt Nam), tiếp theo là mã doanh nghiệp, mã sản phẩm và cuối cùng là số kiểm tra để đảm bảo tính chính xác khi quét. Loại mã vạch này dễ quản lý, truy xuất nguồn gốc, phù hợp với hệ thống bán lẻ toàn cầu.
- Mã vạch EAN-8: Là phiên bản rút gọn của EAN-13, chỉ gồm 8 chữ số, thường dùng cho các sản phẩm nhỏ, diện tích bao bì hạn chế như kẹo, mỹ phẩm mini, dược phẩm, v.v. Cấu trúc gồm: mã quốc gia (tùy chọn), mã doanh nghiệp, mã sản phẩm, số kiểm tra. Đặc biệt phù hợp với các mặt hàng có kích thước nhỏ mà vẫn đảm bảo truy xuất nguồn gốc. Ưu điểm của mã vạch EAN-8 là nhỏ gọn, tiết kiệm không gian in ấn, vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết.
Các loại mã vạch khác
Ngoài EAN-13 và EAN-8, tại Việt Nam còn sử dụng nhiều loại mã vạch khác tùy theo mục đích quản lý như sau:
- Mã vạch UPC (Universal Product Code): Được sử dụng phổ biến tại Bắc Mỹ nhưng cũng xuất hiện tại Việt Nam, nhất là các sản phẩm nhập khẩu. UPC có 12 chữ số giúp nhận diện sản phẩm nhanh chóng tại điểm bán hàng.
- Mã vạch Code 128: Là loại mã vạch 1D có khả năng mã hóa toàn bộ 128 ký tự ASCII, phù hợp cho quản lý kho, sản xuất, vận chuyển, logistics nhờ khả năng lưu trữ dữ liệu lớn và linh hoạt.
- Mã vạch Code 39: Thường dùng trong lĩnh vực công nghiệp, quân sự, quản lý tài sản, cho phép mã hóa cả số và chữ cái, dễ tạo và in ấn.
- Mã vạch ITF (Interleaved 2 of 5): Chủ yếu dùng để đánh dấu thùng carton, pallet hoặc các đơn vị đóng gói lớn trong ngành vận chuyển, logistics. ITF-14 và ITF-6 là hai biến thể phổ biến nhất, giúp quản lý hàng hóa ở cấp độ lớn.
- Mã QR (Quick Response Code): Là mã vạch 2D có khả năng lưu trữ lượng lớn thông tin như liên kết website, thông tin sản phẩm, truy xuất nguồn gốc, v.v. QR code ngày càng phổ biến trong thanh toán điện tử, marketing và truy xuất nguồn gốc nông sản, thực phẩm.
- Các loại mã vạch khác: Ngoài ra còn có Codabar, MSI Plessey, Code 93,… phục vụ cho các nhu cầu đặc thù như quản lý thư viện, bưu điện, sản xuất linh kiện điện tử,…
Cách tra cứu mã vạch Việt Nam chính xác
Việc tra cứu mã vạch giúp bạn kiểm tra nguồn gốc, xuất xứ và tính hợp lệ của sản phẩm. Dưới đây là hướng dẫn tra cứu mã vạch Việt Nam chính xác, nhanh chóng:
Tra cứu trên trang chính thức GS1 Việt Nam
GS1 là tổ chức quản lý mã số mã vạch toàn cầu, tại Việt Nam, bạn có thể tra cứu mã vạch sản phẩm qua các bước sau:
- Bước 1: Truy cập website chính thức của GS1 Việt Nam tại địa chỉ: msmv.gso.gov.vn hoặc gepir.gs1.org.vn.
- Bước 2: Nhập dãy số mã vạch (thường là 13 số với mã EAN-13, 8 số với EAN-8) vào ô tìm kiếm.
- Bước 3: Nhấn “Tìm kiếm” để kiểm tra thông tin sản phẩm. Hệ thống sẽ trả về thông tin về doanh nghiệp đăng ký, tên sản phẩm, nơi sản xuất và trạng thái mã vạch.
Lưu ý: Mã vạch hợp lệ phải trả về thông tin trùng khớp với sản phẩm bạn đang kiểm tra. Nếu không có thông tin hoặc thông tin không khớp, cần cảnh giác với nguy cơ hàng giả hoặc mã vạch chưa đăng ký chính thức.
Sử dụng ứng dụng quét mã vạch trên điện thoại
Hiện nay, có nhiều ứng dụng miễn phí giúp bạn quét và kiểm tra mã vạch nhanh chóng. Các ứng dụng phổ biến là: iCheck, Barcode Việt, Barcode Scanner, QR & Barcode Scanner by Gamma Play, Zalo, Google Lens.
Cách sử dụng:
- Tải ứng dụng phù hợp trên App Store (iOS) hoặc Google Play (Android).
- Mở ứng dụng, cấp quyền truy cập camera.
- Hướng camera vào mã vạch sản phẩm, giữ ổn định cho đến khi quét thành công.
Ứng dụng sẽ hiển thị thông tin về tên sản phẩm, nhà sản xuất, xuất xứ, đánh giá người dùng… Nếu không có dữ liệu trả về, có thể mã vạch chưa được đăng ký hoặc là hàng giả.
Ưu điểm: Tiện lợi, nhanh chóng, phù hợp với người tiêu dùng và chủ shop khi cần kiểm tra hàng hóa mọi lúc, mọi nơi.
Các dấu hiệu nhận biết mã vạch hợp lệ
Để đảm bảo mã vạch là thật và hợp lệ, bạn cần kiểm tra các yếu tố sau:
- Kiểm tra đầu số quốc gia: Mã vạch Việt Nam bắt đầu bằng 893. Nếu không phải 893, sản phẩm không đăng ký tại Việt Nam.
- Cấu trúc mã vạch chuẩn: Mã EAN-13 phải đủ 13 số; EAN-8 phải đủ 8 số.
- Kiểm tra số kiểm tra (checksum): Cộng tổng các số ở vị trí lẻ (trừ số cuối cùng), cộng tổng các số ở vị trí chẵn, nhân tổng chẵn với 3, cộng hai kết quả lại với số kiểm tra. Nếu tổng chia hết cho 10, mã vạch hợp lệ; nếu không thì có thể là mã giả.
- Tra cứu không trả về thông tin: Nếu tra cứu trên GS1 hoặc ứng dụng uy tín mà không có thông tin, mã vạch có thể chưa đăng ký hoặc là hàng nhái.
- Trùng mã với sản phẩm khác: Nếu phát hiện nhiều sản phẩm khác nhau dùng chung một mã thì khả năng mã vạch không hợp lệ hoặc bị làm giả.
- Mã tự tạo, không đăng ký: Một số doanh nghiệp tự tạo mã vạch mà không đăng ký với GS1 nên không thể tra cứu được thông tin sản phẩm trên hệ thống chính thống.
Hướng dẫn đăng ký mã vạch Việt Nam
Đăng ký mã vạch là bước quan trọng để sản phẩm của doanh nghiệp được lưu thông hợp pháp trên thị trường. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, thủ tục, quy trình đăng ký qua cổng thông tin GS1 Việt Nam:
Hồ sơ, thủ tục và nơi đăng ký
Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia (GS1 Việt Nam), trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Bộ Khoa học và Công nghệ. Địa chỉ: Số 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của GS1 Việt Nam để tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa thủ tục hành chính.
Hồ sơ đăng ký mã vạch gồm:
- Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch (theo mẫu số 12 Phụ lục Nghị định 13/2022/NĐ-CP).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập (công chứng).
- Bảng kê danh mục sản phẩm dự kiến sử dụng mã vạch.
- Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật).
Quy trình đăng ký qua Cổng thông tin GS1 Việt Nam
Quy trình đăng ký mã vạch trực tuyến gồm các bước sau:
- Bước 1: Truy cập trang https://vnpc.gs1.gov.vn, tạo tài khoản bằng thông tin doanh nghiệp và người đại diện hợp pháp.
- Bước 2: Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu, đính kèm bản scan giấy tờ hợp lệ (giấy phép kinh doanh, danh mục sản phẩm, đơn đăng ký).
- Bước 3: Nộp phí đăng ký theo hướng dẫn qua chuyển khoản hoặc trực tiếp tại GS1 Việt Nam. Sau khi thanh toán, doanh nghiệp nhận hóa đơn điện tử qua email.
- Bước 4: Gửi bản cứng hồ sơ đến Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại địa chỉ trên.
- Bước 5: Sau khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo cấp mã số tạm thời qua email hoặc tài khoản trực tuyến để sử dụng in ấn nhãn sản phẩm.
- Bước 6: Đăng nhập hệ thống, kê khai chi tiết thông tin từng sản phẩm sử dụng mã vạch để phát hành và công bố trên hệ thống GS1 Việt Nam.
- Bước 7: Sau khi hoàn tất kê khai sản phẩm, doanh nghiệp nhận giấy chứng nhận chính thức (có thể nhận trực tiếp hoặc chuyển phát tận nơi).
Thời gian xử lý và chi phí đăng ký
Thời gian xử lý:
- Hồ sơ đăng ký online và bản giấy thường được xử lý trong vòng 5–7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Doanh nghiệp sẽ nhận giấy chứng nhận mã số mã vạch sau khoảng 8–15 ngày làm việc tiếp theo, tùy vào tiến độ kê khai sản phẩm và xác nhận của GS1 Việt Nam.
Chi phí đăng ký:
- Phí đăng ký ban đầu: 1.000.000 VNĐ/lần (áp dụng cho mã doanh nghiệp GS1).
Phí duy trì hàng năm:
- Mã 10 số (dưới 100 sản phẩm): 500.000 VNĐ/năm
- Mã 9 số (dưới 1.000 sản phẩm): 800.000 VNĐ/năm
- Mã 8 số (dưới 10.000 sản phẩm): 1.500.000 VNĐ/năm
- Mã 7 số (dưới 100.000 sản phẩm): 2.000.000 VNĐ/năm.
Phí đăng ký mã nước ngoài:
- Dưới 50 mã: 500.000 VNĐ/hồ sơ
- Trên 50 mã: 10.000 VNĐ/mã.
Lưu ý:
- Nếu đăng ký sau ngày 30/6, doanh nghiệp chỉ phải nộp 50% phí duy trì năm đầu tiên.
- Các khoản phí được thu trực tiếp qua hệ thống của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng và có thể thay đổi theo từng giai đoạn.
Lưu ý khi sử dụng và duy trì mã số mã vạch
Khi sử dụng mã vạch Việt Nam, doanh nghiệp và người dùng cần lưu ý một số điều sau:
- Chỉ sử dụng mã vạch đã đăng ký hợp lệ: Doanh nghiệp phải đăng ký và được cấp mã số mã vạch từ Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng trước khi sử dụng. Không tự ý tạo hoặc sử dụng mã vạch chưa được cấp phép.
- Khai báo, cập nhật thông tin đầy đủ: Thông tin về sản phẩm, doanh nghiệp phải được khai báo chính xác và cập nhật thường xuyên trên hệ thống GS1 Việt Nam. Mọi thay đổi cần được bổ sung kịp thời để đảm bảo minh bạch.
- Đóng phí duy trì đúng hạn: Doanh nghiệp phải nộp phí duy trì mã số mã vạch hàng năm đúng hạn để giữ hiệu lực sử dụng. Quá hạn sẽ bị thu hồi mã và mất quyền sử dụng.
- Quản lý, kiểm tra mã vạch định kỳ: Đảm bảo mã vạch in rõ nét, quét tốt trên sản phẩm. Mỗi biến thể sản phẩm cần có mã riêng, không dùng chung mã cho nhiều loại hàng hóa khác nhau.
- Tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý: Mã vạch phải đúng chuẩn quốc tế GS1 và quy định Việt Nam. Không được chuyển nhượng, cho thuê hoặc sử dụng mã đã bị thu hồi.
- Cẩn trọng với chế tài: Vi phạm quy định về sử dụng, duy trì hoặc khai báo mã số mã vạch có thể bị xử phạt nặng, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh.
FAQs – Câu hỏi thường gặp
Dưới đây là giải đáp chi tiết một số câu hỏi thường gặp về mã vạch Việt Nam:
Mã vạch Việt Nam có bắt buộc phải đăng ký không?
Có. Theo quy định tại Nghị định 13/2022/NĐ-CP, các tổ chức, doanh nghiệp khi đưa sản phẩm ra thị trường và muốn sử dụng mã số, mã vạch để quản lý, phân phối hoặc truy xuất nguồn gốc bắt buộc phải đăng ký với GS1 Việt Nam. Đây là đơn vị duy nhất được cấp mã số, mã vạch tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam.
Việc đăng ký không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn giúp:
- Tăng độ tin cậy cho sản phẩm trên thị trường.
- Hỗ trợ truy xuất nguồn gốc, minh bạch thông tin.
- Thuận tiện cho việc phân phối vào hệ thống bán lẻ, siêu thị, xuất khẩu.
Làm sao để phân biệt hàng Việt Nam với hàng nhập khẩu qua mã vạch?
Bạn có thể phân biệt nguồn gốc quốc gia của sản phẩm dựa vào 3 chữ số đầu tiên của mã vạch (mã quốc gia):
893: Là mã quốc gia dành cho hàng hóa đăng ký tại Việt Nam (do GS1 Việt Nam cấp).
Ví dụ: Sản phẩm có mã vạch bắt đầu bằng 893 là sản phẩm của doanh nghiệp Việt Nam.
Lưu ý:
- Mã quốc gia không phản ánh nơi sản xuất, mà thể hiện nơi đăng ký mã vạch. Một sản phẩm được sản xuất tại nước ngoài nhưng sử dụng mã 893 nếu doanh nghiệp Việt đăng ký mã tại GS1 Việt Nam.
- Để xác định chính xác nguồn gốc sản phẩm, nên kết hợp tra cứu thông tin doanh nghiệp trên trang https://gs1vn.org.vn hoặc dùng ứng dụng quét mã.
Mã vạch có hết hạn không?
Không hết hạn theo thời gian sử dụng, nhưng:
- Doanh nghiệp phải đóng phí duy trì mã số mã vạch hàng năm theo quy định của GS1 Việt Nam. Nếu không nộp phí đúng hạn, mã vạch sẽ bị tạm ngưng hoặc thu hồi.
- Khi sản phẩm ngừng sản xuất, mã vạch có thể được doanh nghiệp tạm dừng sử dụng hoặc khai báo ngừng.
- Ngoài ra, nếu mã bị sử dụng sai mục đích, cho thuê, chuyển nhượng trái phép hoặc không cập nhật thông tin sản phẩm, GS1 có quyền thu hồi mã theo quy định pháp luật.
Mã vạch Việt Nam không chỉ là công cụ quản lý hiện đại mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín và đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế. Việc đăng ký và sử dụng mã vạch không chỉ bảo đảm tính pháp lý mà còn hỗ trợ minh bạch nguồn gốc sản phẩm, tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh trong nước và xuất khẩu. Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng đăng ký, duy trì và khai thác hiệu quả mã vạch để phát triển bền vững trên thị trường hiện đại.
